Indice della guida
Primo accesso Prima configurazione CRM & Pipeline Anagrafica Iscritti Abbonamenti & Rate Catalogo Servizi Vendita & Carrello Pagamenti Online Cassa & Incassi AI Assistant AI Direzione Preventivi App Boss App Desk App Manutentore Personale HR Portale Clienti Automazioni WA Recupero Lead Perso Chat WhatsApp Landing Social Disdette in App Email Planning Corsi App Socio Scuola Nuoto Comunicazioni Impostazioni Assistenza FAQ
Documentazione ufficiale

Guida a VALCHIRIA System

Tutto quello che ti serve per configurare, usare e padroneggiare ogni modulo del sistema. Dalla prima apertura alla gestione avanzata del team.

Onboarding

Primo Accesso

Dalla ricezione delle credenziali alla palestra operativa in meno di 15 minuti.

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Ricevi le credenziali

Dopo l'attivazione, ricevi via email o WhatsApp l'URL di accesso (valchiriasystem.it/login.html), l'email di accesso e la password temporanea.

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Primo login e cambio password

Accedi da valchiriasystem.it/login.html: entri direttamente nel CRM, senza passare da nessun hub. Al primo accesso imposti una nuova password. Usa "Password dimenticata" in qualsiasi momento per un reset via email.

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Configura la palestra

Apri il menu laterale (la sidebar a sinistra, o il pulsante su mobile) e scegli Impostazioni. Inserisci il nome della palestra, il listino prezzi e le attività offerte.

Configura i listini prima di creare il primo preventivo — i prezzi vengono usati in automatico nei form.
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Aggiungi il tuo staff

Dal menu laterale → Impostazioni → Gestione Staff (visibile ai ruoli Supremo e Direzionale), invita i collaboratori inserendo la loro email. Assegna il ruolo: Segreteria, Direzionale o Manutentore. Riceveranno le credenziali via email.

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Installa le app (opzionale)

Boss, Desk e Manutentore sono installabili come PWA direttamente dal browser. Su Chrome/Safari apri l'app e seleziona "Aggiungi alla schermata Home" dal menu del browser. Si comportano come app native, senza App Store.

Consigliato installare App Desk sul tablet della reception e App Manutentore sullo smartphone del tecnico.
Prima configurazione

Imposta il Prodotto la Prima Volta

La guida passo-passo per partire da zero e arrivare alla palestra operativa. Segui gli step nell'ordine: ognuno prepara il terreno al successivo.

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Accedi e verifica il tuo ruolo

Dove: login da valchiriasystem.it/login.html, poi guarda la sidebar a sinistra. Cosa: controlla quali voci vedi. Perché: i permessi dipendono dal ruolo — Supremo e Direzionale vedono tutto, lo staff vede solo ciò che gli è stato abilitato in Gestione Staff.

Errore tipico: usare un account di segreteria per configurare il sistema e non trovare Impostazioni o Gestione Staff. La prima configurazione falla con un account Direzionale/Supremo.
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Impostazioni base del club

Dove: sidebar → Impostazioni. Cosa: dati del centro (nome palestra, dati legali), la quota di iscrizione annuale (importo + mesi di validità) e l'elenco delle attività praticate. Perché: la quota di iscrizione governa il controllo "iscrizione scaduta" ovunque, app socio compresa; le attività alimentano pass, listini e planning.

Errore tipico: lasciare i mesi di validità della quota a zero — il sistema segnerebbe tutti gli iscritti come "iscrizione scaduta". Imposta il valore reale (di solito 12 mesi).
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Crea lo staff

Dove: Gestione Staff. Cosa: un account per ogni operatore, con il ruolo giusto; assegna il permesso "Importi & sconti" solo a chi può toccare i prezzi. Perché: ogni azione resta tracciata per utente.

Errore tipico: un unico account condiviso da tutta la reception. Non farlo — perdi la tracciabilità di chi ha fatto cosa e non puoi limitare gli sconti.
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Costruisci il listino

Dove: Impostazioni → Listino. Cosa: le formule pass (base mensile/annuale + pass aggiuntivi), le promozioni (nome, prezzo, durata e rinnovo automatico sì/no), i pacchetti lezioni e le ricariche. Perché: tutto ciò che vendi parte da qui; il flag rinnovo automatico governa anche cosa il socio può disdire dall'app.

Se il club usa il Catalogo Unificato: crei voci con tipo (Ricorrente / Prepagato / Pacchetto / Ricarica / Scuola). Le voci Scuola hanno validità dal→al e ricalcolo automatico del prezzo pro-rata in base a quando il cliente si iscrive.
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Sale e planning corsi

Dove: sidebar → Planning. Cosa: crea prima le sale, poi i corsi con capienza e regole di prenotazione per-corso (obbligatoria/libera, lista d'attesa, giorni di anticipo, ore limite per la disdetta) e le lezioni ricorrenti settimanali. Il pulsante Regole imposta le regole GENERALI club-wide (max prenotazioni al giorno, max contemporanee, anticipo minimo in ore, anticipo di accesso ai varchi 30/45 min). Perché: senza sale e corsi la prenotazione dall'app non ha nulla da mostrare.

Scorciatoia: c'è l'import da foto con AI. Fotografi il planning cartaceo o l'Excel e il sistema lo digitalizza, con anteprima modificabile prima di salvare.
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Carica i clienti

Dove: scheda cliente (Anagrafica → +) oppure conversione dai preventivi. Cosa: dati anagrafici, certificato medico con scadenza, abbonamenti. Perché: è la base per vendite, prenotazioni e app socio. Come: l'anti-doppione controlla nome+cognome+contatto e ti avvisa prima di creare un duplicato.

Errore tipico: creare a mano un cliente che è già in pipeline come preventivo. Conviene convertire il preventivo, così mantieni lo storico.
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Vendi il primo abbonamento

Dove: scheda cliente → Abbonamenti → Nuovo. Cosa: scegli la voce del listino (o formula pass), la data inizio, l'eventuale quota iscrizione, rate/acconto e metodo di pagamento. Perché: attiva i diritti di prenotazione del socio. Con le voci a ricalcolo l'importo si aggiorna da solo in base alla data.

Errore tipico: dimenticare la quota di iscrizione annuale quando è dovuta. Se manca, il socio risulterà con "iscrizione scaduta" e non potrà prenotare dall'app.
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Attiva l'app socio

Dove: scheda cliente → sezione App socio → Abilita. Cosa: il sistema genera una password temporanea visibile una sola volta, da comunicare al socio; al primo accesso il socio deve impostare la sua password personale. Perché: il primo telefono con cui accede diventa il dispositivo autorizzato (uno solo per socio).

Link da dare al socio: valchiriasystem.it/app?tenant=TUOCLUB, installabile come app (PWA). Se prova da un altro telefono viene bloccato e tu vedi la richiesta nella stessa sezione, con "Autorizza questo" (sposta l'app sul nuovo e disconnette il vecchio) e "Sgancia" (per cambio o smarrimento del telefono).
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Vetrina dell'app

Dove: Impostazioni → Vetrina. Cosa: le card (foto + testo) che i soci vedono nella home dell'app. Perché: è il tuo spazio per promozioni ed eventi del club, sotto gli occhi dei soci ogni volta che aprono l'app.

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Se hai la piscina: Scuola Nuoto

Dove: Impostazioni → Scuola Nuoto. Cosa: è un modulo a posto fisso per cicli (trimestre/stagione), diverso dal planning corsi. Perché: serve una configurazione dedicata (cicli, livelli, corsie, turni). Vedi la sezione Scuola Nuoto per tutti i dettagli.

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Collauda

Cosa: prima di partire davvero, fai un giro completo con dati di prova: crea un preventivo di prova, convertilo, vendi un abbonamento, attiva l'app a un socio di prova, prenota un corso dall'app e verifica la tessera QR ai varchi. Perché: individui subito eventuali configurazioni mancanti. Poi cancella i dati di prova.

Se ogni passaggio del giro funziona, la configurazione è completa e la palestra è pronta a lavorare.
Panoramica

Struttura del Sistema

Accedi ed entri nel CRM. Da qui una sidebar (menu laterale fisso su desktop, a comparsa su mobile) ti porta in tutte le app a cui hai diritto — niente hub intermedio.

Navigazione unica. La sidebar mostra solo le voci del tuo ruolo. La home è la Dashboard del Giorno: contatori (rate scadute, scadenze a 7 giorni, da ricontattare, nuovi preventivi, disdette) e un pannello notifiche che resta finché non premi "Ho letto". Le app esterne (Boss, Desk, Personale…) si aprono in una nuova scheda e con "Indietro" torni al CRM.

CRM

Pipeline lead, preventivi, firma digitale, anagrafica iscritti, automazioni.

App Boss

Dashboard analitica per il titolare. KPI, revenue, alert iscritti.

App Desk

Reception: accoglienza clienti, deroghe prezzi, segnalazioni manutenzione.

App Manutentore

Visualizza e gestisce i ticket di manutenzione assegnati.

Personale HR

Anagrafica collaboratori, documenti con scadenze, alert automatici.

Portale Clienti

Pagina pubblica brandizzata per la palestra. I lead richiedono info e firmano online.

I moduli Boss, Desk, Manutentore, Portale Web e Personale HR si attivano per tenant da Firebase Console. Contatta il supporto per abilitarli.
CRM

CRM & Pipeline Kanban

Il cuore di VALCHIRIA. Dal menu laterale apri Preventivi per crearli e Kanban in una schermata dedicata: una pipeline visuale a 5 colonne per gestire ogni lead dal primo contatto all'iscrizione.

Da Ricontattare — lead appena entrati o da seguire. Genera il preventivo direttamente da qui.
In Trattativa — il lead è interessato, stai negoziando le condizioni.
Iscritti Desk — iscrizione confermata in presenza al Desk.
Accettati Web — il cliente ha firmato il preventivo online dal Portale.
Lead Persi — il lead non ha proseguito. I dati vengono eliminati automaticamente dopo 90 giorni (GDPR).
Le card si spostano tra le colonne con drag & drop. Lo status si aggiorna su Firestore in tempo reale su tutti i dispositivi connessi.

Scheda Cliente

Clicca sul nome di qualsiasi card per aprire la scheda cliente: aggrega tutti i preventivi della stessa persona (match per telefono), mostra revenue totale, numero preventivi, prima visita e cronologia completa delle azioni.

Anagrafica

Anagrafica Iscritti Beta

Vista dedicata a tutti i clienti con status Iscritto o Accettato Web. Base di partenza per la gestione abbonamenti.

Modulo in versione beta. Anagrafica clienti, vendite, rate e caricamento certificati sono disponibili per visione e prova. I dati inseriti potrebbero essere azzerati e le schermate cambiare nei prossimi rilasci — non usarlo ancora come archivio definitivo. Le aree già stabili sono: lead/pipeline, preventivi & firma, agenda, App Desk, App Manutentore, Boss e automazioni WhatsApp.

Cerca e filtra

Usa la barra di ricerca per trovare un iscritto per nome, telefono o email. Il filtro accanto permette di separare gli iscritti desk dagli accettati online.

Aggiungi un cliente direttamente

Usa il pulsante + in basso a destra → Nuovo Cliente. Inserisci nome, cognome, telefono (ed email opzionale). Il cliente appare immediatamente nell'Anagrafica con il suo codice univoco VLK-XXXXXX generato automaticamente.

Apri la scheda completa

Clicca su qualsiasi card per aprire la scheda cliente con storico preventivi, revenue, cronologia azioni, abbonamenti attivi e dati anagrafici completi.

Pallino verde — abbonamento attivo
Pallino rosso (lampeggia) — moroso: ha rate non pagate scadute
Pallino viola (lampeggia) — certificato medico scaduto o non inserito
Pallino giallo (lampeggia) — quota iscrizione scaduta o non registrata
Pallino grigio — abbonamento scaduto, nessun ciclo attivo
La scheda cliente include una sezione Documenti Sportivi dove caricare il certificato medico in PDF o immagine. Il file viene salvato in cloud e rimane scaricabile in qualsiasi momento con un tap.
Abbonamenti

Abbonamenti & Rate Beta

Vendi abbonamenti, gestisci rinnovi automatici, acconti e rate direttamente dalla scheda cliente. Modulo in beta — vedi avviso nella sezione Anagrafica.

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Vendi un abbonamento

Apri la scheda cliente → pulsante Nuovo Abbonamento. Scegli dal menu: promozione in corso, listino con pass aggiuntivi, pacchetto lezioni o ricarica credito. L'importo si calcola in automatico.

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Acconto e rateizzazione

Se il cliente paga in anticipo una parte, inserisci l'acconto nell'apposito campo: la prima rata viene segnata come pagata, le successive partono dal mese successivo. Puoi anche scegliere il numero di rate (2, 3, 6 o 12 mensili) senza acconto.

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Segna una rata pagata

Nella card abbonamento → sezione Rate → pulsante Paga accanto alla rata aperta. Lo stato diventa verde con la data di pagamento.

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Rinnovo automatico (ricorrenti)

Gli abbonamenti con rinnovo automatico si rinnovano da soli 24h prima della scadenza: il vecchio ciclo si chiude e il nuovo parte esattamente dalla data di fine. Nessuna azione richiesta.

Disdici rinnovo — pulsante arancione sulla card. Puoi disdire tutto o solo alcuni pass (disdetta parziale). Al rinnovo successivo verranno esclusi i pass selezionati.
Riattiva rinnovo — pulsante verde se hai disdetto. Annulla la disdetta e il ciclo si rinnoverà normalmente.
Incasso rata col metodo — premendo Paga scegli come è stata pagata (contanti, bancomat/POS, carta, bonifico, assegno). Il metodo resta registrato accanto alla rata.
Gestione rate (Admin) — Supremo/Admin possono: eliminare una rata ✕ (le rimanenti si ricalcolano), modificarne importo+data ✎, cambiare la data 📅 di qualsiasi rata anche se già pagata, o aggiungere una rata con + Aggiungi rata. Nessuna rata può scadere dopo la fine dell'abbonamento.
Modifica piano rate — pulsante Modifica piano (solo Admin/Supremo): rifai da zero l'intero piano. Genera N rate uguali, aggiungi/togli righe, imposta data e importo per ciascuna. La somma è confrontata in tempo reale con l'importo: se non corrisponde ti avvisa, ma puoi salvare lo stesso. Risolve i casi tipo "il cliente passa da 3 a 6 rate".
Codice cliente VLK-XXXXXX — ogni cliente ha un codice univoco generato automaticamente. Visibile nell'intestazione della scheda anagrafica.
La modifica di importi e rate è riservata ai ruoli Supremo e Admin. Gli altri ruoli vedono le rate ma non possono modificarle.
AI Assistant

AI Assistant Vendite

Chat intelligente integrata nel CRM: gestisce vendite, preventivi e operazioni con linguaggio naturale.

Come aprire la chat

Clicca il pulsante 🤖 (robot dorato) nell'header del CRM. Si apre un pannello in basso a destra. Scrivi in italiano, come parleresti a un collega.

Cosa puoi chiedere

L'AI conosce il tuo catalogo e i tuoi clienti. Esempi: "Fai un preventivo mensile sala per Mario Rossi 3337890123", "Vendi abbonamento ricorrente a Daniele", "Segna come pagata la rata di Gianpaolo", "Disdici il rinnovo di Carolina".

Conferma prima di eseguire

L'AI mostra sempre un riepilogo dell'operazione prima di salvarla. Clicca Sì, esegui per confermare o Annulla per correggere. Nessuna azione viene eseguita senza la tua approvazione.

Prezzi dal catalogo reale — l'AI non inventa mai prezzi. Usa esattamente i listini e gli abbonamenti configurati nelle impostazioni.
Raccolta dati guidata — se mancano informazioni (es. telefono per il preventivo), l'AI fa le domande necessarie una alla volta prima di procedere.
Azioni supportate — crea abbonamento, crea preventivo, segna rata pagata, disdici rinnovo, riattiva rinnovo.
L'AI Assistant usa Claude Haiku di Anthropic. È necessario avere la chiave API configurata nelle variabili d'ambiente di Netlify. Costo indicativo: ~€0.001 per risposta.
AI come add-on, su 3 livelli: Light (200 interazioni/mese), Pro (600/mese), Unlimited. Il piano si assegna dal pannello admin alla creazione del cliente o in qualsiasi momento. Al raggiungimento del limite mensile l'AI si ferma con un avviso (chat CRM, AI Direzione e Boss) e riprende il mese successivo, oppure si passa a un piano superiore — nessun addebito a sorpresa. 1 interazione = 1 messaggio chat o 1 report/formula generato.
AI Direzione

AI Direzione — Report & Formule

L'assistente per il titolare, nell'Hub: tira fuori report completi esportabili e crea nuove formule di abbonamento parlando in italiano. Riservato a Supremo/Direzione.

Dove si trova

Nell'Hub, card Assistente AI Direzione (visibile solo a Supremo/gestore). All'apertura carica i dati della palestra e ti saluta indicando quanti preventivi, abbonamenti e clienti sono stati letti.

Chiedi un report

Scrivi (o usa i suggerimenti rapidi): "Fatturato di questo mese diviso per consulente", "Abbonamenti in scadenza nei prossimi 30 giorni", "Clienti morosi", "Incassi per metodo di pagamento di quest'anno". L'AI capisce periodo e raggruppamento e prepara la tabella.

Esporta in Excel o PDF

Ogni report mostra due pulsanti: Excel (.xlsx) e PDF. Il file scaricato contiene tutte le righe, pronto per commercialista, soci o archivio.

Crea una nuova formula

Es. "Crea una formula mensile sala pesi a 49€ con rinnovo automatico". L'AI propone la formula usando solo le attività del tuo catalogo; confermi e diventa subito disponibile nel CRM tra gli promozioni in corso.

8 report completi — fatturato (atteso/incassato/da incassare), funnel vendite & conversione, abbonamenti attivi + ricavo ricorrente, scadenze (abbonamenti/certificati/iscrizioni), morosità, clienti/nuovi clienti, incassi per metodo, performance consulenti.
Qualsiasi periodo — oggi, settimana, mese, mese scorso, trimestre, anno, sempre o date personalizzate.
Numeri sempre esatti — i report sono calcolati direttamente dai tuoi dati (non "stimati" dall'AI): zero invenzioni.
Riservato alla direzione — la card è visibile solo ai ruoli Supremo/gestore.
Anche l'AI Direzione usa Claude Haiku. Chiudendo la chat con la ✕ la conversazione si azzera (senza ricaricare la pagina): riaprendola riparti pulito con i dati aggiornati.
Preventivi

Preventivi & Firma Digitale

Genera preventivi PDF in pochi secondi. Il cliente li firma dal telefono senza installare nulla.

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Genera la proposta (guidata)

Dal menu laterale → Preventivi. Il Preventivo Guidato ti accompagna a domande: durata (promozione, ricorrente o prepagato) → vuoi inserire un Reformer? → vuoi una ricarica? → dati cliente → riepilogo. Niente campi da cercare: i prezzi arrivano dal listino e il totale si calcola da solo. C'è anche un tasto "Solo Reformer o Ricarica" e, per chi preferisce, la vista completa classica.

Il guidato è pensato perché la segreteria sia operativa da subito, senza formazione: si risponde alle domande e il preventivo è pronto.
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Invia il link al cliente

Dopo il salvataggio ottieni un link pubblico univoco. Invialo via WhatsApp o email. Il cliente apre il preventivo dal browser — nessuna app da scaricare.

Se hai configurato Spoki, il link viene inviato in automatico via WhatsApp non appena salvi il preventivo.
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Il cliente firma

Il cliente apre il link, legge il preventivo e firma con il dito o il mouse. La firma arriva immediatamente nel CRM: lo status diventa Accettato Web e parte la notifica confetti. 🎉

Le deroghe (prezzi fuori listino) vanno richieste dalla App Desk o dal pulsante + nel CRM. Le approvazioni passano per il pannello Deroghe, visibile solo ai ruoli Supremo e Direzionale.
App Boss

App Boss — Dashboard Titolare

Panoramica in tempo reale sull'andamento della palestra. Accesso riservato ai ruoli Supremo e Direzionale.

KPI principali — nuovi iscritti nel mese, revenue totale, lead in trattativa, tasso di conversione.
Alert iscritti recenti — notifica ogni nuovo iscritto con nome, tipo abbonamento e valore.
Grafico revenue — andamento mensile degli incassi dai preventivi accettati.
Stato pipeline — distribuzione dei lead per fase in tempo reale.
L'App Boss è installabile come PWA. Tienila sempre aperta su un tablet fisso per monitorare la palestra in tempo reale.
App Desk

App Desk — Reception

L'app usata alla reception per accogliere i clienti, gestire eccezioni e comunicare con la direzione.

Check-in cliente — registra l'accesso del cliente con ricerca rapida per nome o telefono.
Richiesta deroga — invia una richiesta di prezzo speciale alla direzione in tempo reale. Lo stato (approvato/rifiutato) arriva immediatamente sul Desk.
Segnala guasto — apri un ticket di manutenzione con foto, descrizione e urgenza. Il Manutentore lo riceve istantaneamente.
Agenda del giorno — visualizza gli appuntamenti e i todo del giorno corrente.
App Manutentore

App Manutentore

Interfaccia semplificata per il personale tecnico. Riceve i ticket in tempo reale e aggiorna lo stato degli interventi.

Lista ticket — visualizza tutti i guasti aperti con urgenza (Alta/Media/Bassa), descrizione e foto allegata.
Aggiorna stato — porta il ticket da Aperto a In Corso o Risolto con un tap. La direzione vede l'aggiornamento in tempo reale sul CRM.
Notifiche push — (se abilitate) ricevi una notifica per ogni nuovo guasto segnalato dal Desk.
Installa l'App Manutentore come PWA sullo smartphone del tecnico. Funziona anche con connessione instabile grazie alla cache locale.
Personale HR

Modulo Personale HR

Gestione completa dei collaboratori: documenti, scadenze certificati e alert automatici via WhatsApp.

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Aggiungi un collaboratore

Da Hub → App Personale → pulsante Nuovo Collaboratore. Compila i dati anagrafici. Puoi aggiungere campi custom dalle impostazioni del modulo.

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Carica i documenti

Per ogni collaboratore sono disponibili 6 documenti standard (certificato medico, corso 81/08, formazione, certificato sportivo, BLSD, tesserino tecnico). Carica il file PDF/JPG e inserisci la data di scadenza.

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Scadenze automatiche

A 15 e a 5 giorni dalla scadenza di ogni documento, VALCHIRIA crea automaticamente un evento in agenda con alert rosso. Se Spoki è configurato, invia anche un messaggio WhatsApp.

Configurabile dal pannello Impostazioni del modulo Personale → sezione Spoki.
Portale Clienti

Portale Clienti Web

Una pagina pubblica brandizzata con il nome della tua palestra. I potenziali clienti possono richiedere informazioni e firmare preventivi online.

URL personalizzato — valchiriasystem.it/portale-lead.html?tenant=tuo-id. Condividilo su WhatsApp, Instagram o inseriscilo nel sito della palestra.
Richiesta informazioni — il lead compila nome, telefono e messaggio. Appare immediatamente nel CRM come lead in Da Ricontattare.
Firma preventivo — il link del preventivo apre una versione semplificata del portale dove il cliente può leggere e firmare.
Brandizzazione automatica — il portale mostra il nome della palestra configurato nelle impostazioni.
Automazioni

Automazioni WhatsApp

Messaggi automatici sul WhatsApp del tuo club, collegato direttamente a Meta (Cloud API ufficiale): nessuna piattaforma intermedia, nessun abbonamento in più. Si pagano solo le conversazioni a Meta (~3-7 centesimi l'una, secondo il tipo di messaggio).

Automazioni di fabbrica — già attive. Non devi configurare nulla: il sistema arriva con il motore di follow-up acceso. Sono cinque: ⏳ offerta in scadenza (promemoria al cliente), 🔥 lead web non richiamato dopo 24h (avviso al desk), 🧊 trattativa fredda da 10 giorni (promemoria), 💔 recupero lead perso (WhatsApp + email), 🎉 conferma iscrizione alla firma. I to-do interni nascono sempre; i messaggi WhatsApp al cliente partono solo se hai configurato Spoki (sotto).
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Configura Spoki

Nel CRM → Impostazioni → sezione Spoki. Inserisci il Webhook URL e il Secret che trovi nel pannello Spoki. Configura anche il numero di telefono WhatsApp Business della palestra.

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Regole personalizzate (facoltative)

Oltre alle automazioni di fabbrica puoi creare regole tue da Impostazioni → Configurazione avanzata. Ogni regola ha un trigger (es. cambio status a "In Trattativa") e un'azione (invia messaggio, crea nota). Il messaggio supporta le variabili [nome], [link].

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Trigger disponibili

Cambio status lead, preventivo salvato, iscrizione confermata, lead senza attività da X giorni (follow-up automatico), scadenza documento collaboratore.

Per evitare spam accidentale, ogni automazione ha un cooldown di 55 secondi tra invii multipli sullo stesso lead e un debounce di 2 secondi sugli aggiornamenti Firestore.
Recupero Lead Perso

Recupero Lead Perso (automatico)

Allo scadere di un preventivo, il lead non confermato passa automaticamente a "Perso" e riceve un messaggio di recupero (WhatsApp + email) per provare a riattivarlo.

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Attiva e imposta i giorni

CRM → Impostazioni → Recupero Lead Perso: attiva l'interruttore e indica dopo quanti giorni dalla creazione il preventivo scade (default 14). Trascorso il termine, i preventivi ancora in Nuovo o Trattativa diventano Perso in automatico.

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Collega WhatsApp + email di recupero

Sempre in quella sezione inserisci il Webhook + Secret Spoki dedicati e il Template EmailJS di recupero. Modelli pronti (copy WhatsApp, grafica e HTML email) nella cartella docs/. Il link nel messaggio riporta il cliente alla sua proposta, dove può accettarla e firmarla → recupero completato.

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Prova senza rischi

Il pulsante "Invia messaggio di prova" manda WhatsApp + email al tuo contatto di test, senza toccare nessun lead reale. Utile per verificare template e consegna prima di attivare l'automazione sui clienti veri.

L'automazione processa tutti i lead scaduti insieme: non abbassare i giorni se hai lead reali in pipeline. Per le prove usa sempre il pulsante "Invia messaggio di prova".
Chat WhatsApp

Chat WhatsApp Nativa

Le conversazioni WhatsApp dei tuoi soci in diretta dentro VALCHIRIA — niente più salti tra app. Collegamento diretto alla Cloud API di Meta, con l'assistente AI che risponde alle domande sui dati del socio e l'operatore che può subentrare quando serve.

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L'icona WhatsApp

Nell'hub (in basso) e nel CRM (accanto all'icona AI) trovi l'icona WhatsApp verde. Si illumina con un pallino rosso ai messaggi non letti e fa un flash a ogni nuovo messaggio in arrivo.

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Apri e rispondi

Cliccala: si apre il pannello con la lista chat e le conversazioni in tempo reale. Rispondi direttamente, senza aprire WhatsApp o altre app.

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Tutto collegato ai lead

I contatti delle campagne social e dei preventivi diventano conversazioni gestibili da un unico posto: nessun lead resta senza risposta.

Richiede la licenza Spoki (a carico del cliente) e un'utenza di servizio Spoki dedicata. Le credenziali restano lato server, mai nel browser. La finestra WhatsApp di 24h (regola Meta) vale per le risposte a testo libero; fuori finestra si usano i template approvati.
Landing Social

Landing Lead per i Social

Pagine di acquisizione su misura per le tue campagne social (preiscrizioni corsi, promo, eventi): il contatto si iscrive dal telefono ed entra subito nel CRM.

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La landing

Una pagina dedicata e graficamente curata, con modulo di preiscrizione (nome, contatti, dati utili), contatore posti reale e senso di urgenza. La condividi nelle tue campagne social / ADV.

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Il lead entra nel CRM

Ogni preiscrizione crea automaticamente il contatto nella pipeline (badge "Accettato Social") e, se configurato, fa partire il WhatsApp automatico di conferma.

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Cruscotto Campagne

Dall'hub → Campagne Social vedi tutte le landing, quanti nominativi sono arrivati e quanti si sono iscritti, attivi/disattivi la pagina e configuri il WhatsApp Spoki per ogni campagna.

Le landing per le campagne social sono realizzate su richiesta e disponibili in base all'abbonamento sottoscritto. Contattaci per attivarne una per la tua prossima campagna.
Disdette

Disdette in App

La disdetta abbonamento digitale che nessun altro gestionale offre: il cliente disdice da una landing, tu confermi dal portale e parte la conferma automatica. Integrabile anche accanto al gestionale che usi già.

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La landing di disdetta

Inserisci il link della pagina disdetta.html nell'app/comunicazioni ai clienti. Il cliente compila nome, cognome, data di nascita, email, telefono e sceglie il motivo (non frequento, prezzo, affollamento, pulizia, orari…), accettando l'eventuale aumento di prezzo al ritorno.

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Portale Gestione Disdette

Dall'hub → Gestione Disdette. Le nuove richieste arrivano con un pallino rosso lampeggiante e riportano data, ora, minuti e secondi dell'invio. Cerchi e gestisci tutto da qui.

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Conferma o rifiuta

Conferma con un click: parte la conferma automatica al cliente su WhatsApp ed email. Oppure rifiuta indicando una nota interna. Il profilo Supremo può anche eliminare definitivamente una richiesta.

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Report motivazioni

Chiedi all'Assistente AI Direzione "report disdette di questo mese": ottieni ripartizione per motivo, conteggi, percentuali e periodo — per capire perché perdi clienti.

La conferma automatica usa un webhook Spoki e un template EmailJS dedicati, configurabili dall'ingranaggio del portale (profilo Direzione). Il modulo funziona accanto a qualsiasi gestionale tu già usi: basta condividere il link della landing.
Email

Email dentro VALCHIRIA

Le email in arrivo al tuo indirizzo compaiono nel gestionale in tempo reale: le leggi e rispondi senza cambiare app, accanto alla chat WhatsApp.

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Dove la trovi

Dall'hub → Email, oppure dal tasto Email (busta azzurra) nel CRM, accanto a WhatsApp. Un pallino rosso segnala le email non lette, sia nell'hub sia nel CRM.

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Leggi e rispondi

Apri l'email per vederne testo e versione HTML; scrivi nel box e premi Rispondi: la risposta parte al cliente. Aprendola si segna automaticamente come letta.

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Come arrivano

La tua casella inoltra le email a un "ponte" che le consegna a VALCHIRIA in tempo reale. Vedi le email da quando attivi l'inoltro in poi. Funziona accanto a qualsiasi gestionale.

Configurazione (una tantum): inoltro della casella verso il ponte e Template EmailJS per le risposte, impostabile dall'ingranaggio nella pagina Email (profilo Direzione). Ti guidiamo noi nell'attivazione.
Vendita & Incassi

Vendita alla Cassa & Carrello Novità

La vendita è un registratore di cassa in 4 passi: cosa vendi → carrello → importo e rate → pagamento. Con lo scontrino live sempre sotto gli occhi.

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Cosa vendi

Bottoni grandi per categoria (Ricorrente, Prepagato, Pacchetto, Ricarica, Scuola) → scegli la voce dalla tendina filtrata. I dettagli si precompilano da soli dal catalogo e si ripiegano in un riepilogo verde: se serve, "Modifica dettagli".

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Carrello

Aggiungi alla stessa vendita servizi extra (tappetino, kit…) e altri abbonamenti (es. base + Reformer): ogni voce diventa un abbonamento vero con le sue regole, in un solo pagamento.

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Importo & rate

Acconto, numero rate, sconto. Gli importi e gli sconti sono bloccati per lo staff: si sbloccano per direzione/admin o col permesso "Importi & sconti" assegnabile da Gestione Staff.

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Pagamento

Contanti, POS, bonifico o Stripe. Se la voce si rinnova automaticamente su carta, l'operatore vede un'avvertenza chiara nel riepilogo e nello scontrino: informa il socio dell'addebito ricorrente.

Rinnovi automatici — gli abbonamenti col flag si rinnovano da soli ogni notte (solo canone, mai la quota iscrizione; pacchetti e ricariche ricaricano lezioni/crediti). I rinnovi su carta li gestisce Stripe.
Rinnovo 1-click — abbonamento scaduto senza rinnovo automatico? Bottone "Rinnova" sulla card: mini-cassa con periodo/importo/metodo e via.
Scadenze in Oggi — la dashboard segnala gli abbonamenti in scadenza entro 14 giorni da richiamare (esclusi quelli che si rinnovano da soli; i disdetti sono marcati per il recupero).
Disdette — totale o parziale (solo alcuni pass): il rinnovo si ricalcola sui pass rimasti. Se l'abbonamento è su Stripe, la subscription si sincronizza da sola.
Vendita & Incassi

Pagamenti Online (Stripe) Novità

La palestra incassa direttamente sul proprio conto Stripe: carte e addebiti ricorrenti, con riconciliazione automatica nel gestionale.

Collega il tuo account — da Impostazioni → Pagamenti online: onboarding guidato Stripe, i soldi arrivano sul conto della palestra (non passano da terzi).
Addebito ricorrente su carta — le voci con rinnovo Stripe si addebitano da sole a ogni ciclo, con l'intervallo giusto (mensile, trimestrale, annuale…). Prima transazione a scelta: subito su carta o al desk.
Insoluti automatici — pagamento fallito? L'abbonamento va in insoluto: il socio vede ma non prenota finché non salda. Stripe riprova da solo (Smart Retries) e al pagamento tutto si riattiva.
Cambio carta — link sicuro per aggiornare la carta senza rifare nulla; rate e link di pagamento anche per acconti e saldi.
In arrivo: addebito su IBAN (SEPA) e l'emissione automatica di ricevute e fatture a pagamento confermato — vedi la roadmap sul sito.
Vendita & Incassi

Cassa & Incassi

Il riepilogo di tutto ciò che entra: rate abbonamenti e movimenti, per periodo e modalità di pagamento.

Per periodo — oggi, settimana, mese o tutto: totale incassato e lista movimenti sempre aggiornati.
Per modalità — ripartizione contanti / POS / bonifico / Stripe: la quadratura di cassa a colpo d'occhio.
Riservata alla direzione — la tab Cassa è visibile solo ai ruoli direzionali.
Impostazioni

Impostazioni & Listini

Configura prezzi, attività e comportamento del sistema senza toccare il codice.

Con il nuovo Catalogo Servizi attivo, Listini, Promozioni, Pacchetti, Ricariche e Attività si configurano in un unico posto e le schermate qui sotto spariscono. Fino ad allora, valgono le sezioni seguenti.
Listini (Formule Pass) — crea listini con prezzo base mensile/annuale + pass aggiuntivi (Pass 2, 3, 4). Un solo listino attivo alla volta. Usato in preventivi e modal vendita.
Promozioni in corso — crea template di abbonamento con nome, durata, prezzo fisso e attività incluse. Appaiono direttamente nel modal vendita e nei preventivi.
Pacchetti Attività — pacchetti Reformer e sessioni speciali, con tipo (ricorrente o una tantum) e numero sessioni. L'AI Assistant li usa per comporre i preventivi correttamente.
Ricariche Credito — pacchetti a scalo (es. "10 ingressi", "20 crediti"). Configurabili con crediti, attività e prezzo.
Attività — configura le attività disponibili (Fitness, Pilates, Reformer, Crossfit…). Appaiono come opzioni nei preventivi e negli abbonamenti.
EmailJS — inserisci le chiavi EmailJS per inviare preventivi, conferme disdetta, risposte inbox e recupero lead perso via email.
Recupero Lead Perso — attiva il passaggio automatico a "Perso" allo scadere del preventivo + invio WhatsApp/email di recupero. Vedi la sezione dedicata.
Gestione Staff — da Hub, i ruoli Supremo e Direzionale aggiungono, disattivano e modificano il ruolo dei collaboratori (segreteria / manutentore / direzionale). Il ruolo Supremo è riservato al fornitore della piattaforma.
Le impostazioni sono salvate su Firestore e sincronizzate su tutti i dispositivi. L'AI Assistant legge automaticamente il catalogo aggiornato ad ogni conversazione — non è necessario riconfigurarlo dopo ogni modifica ai listini.
Planning

Planning Corsi

Sale, corsi e lezioni ricorrenti in un'unica griglia settimanale. Da qui governi capienza, prenotazioni e regole d'accesso ai corsi che i soci vedono nell'app.

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Crea sale e corsi

Prima le sale (con la loro capienza), poi i corsi: per ogni corso imposti capienza e regole di prenotazione per-corso — prenotazione obbligatoria o libera, lista d'attesa sì/no, giorni di anticipo, ore limite per la disdetta.

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Lezioni ricorrenti

Programmi le lezioni settimanali che si ripetono (giorno, ora, sala, istruttore). Compongono la griglia che i soci trovano nella sezione Prenotazioni dell'app.

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Regole generali (bottone "Regole")

Il pulsante Regole imposta i limiti club-wide validi per tutti i corsi: max prenotazioni al giorno, max prenotazioni contemporanee, anticipo minimo in ore per prenotare e anticipo di accesso ai varchi (30/45 min prima della lezione). Le regole per-corso più stringenti vincono su quelle generali.

Import da foto con AI — fotografi il planning cartaceo o l'Excel e il sistema lo digitalizza. Prima di salvare hai un'anteprima modificabile per correggere orari e nomi.
Righe vuote nascoste — nella vista segreteria le righe orarie senza lezioni vengono nascoste, così la griglia resta pulita e leggibile.
Capienza a colpo d'occhio — ogni lezione mostra i posti occupati sulla capienza, con barra colorata e chip della sala.
App Socio

App Socio

L'app che il socio installa sul telefono: carta socio, prenotazione corsi, tessera QR ai varchi e chat AI sui propri dati. Attivala dalla scheda cliente (vedi Prima configurazione, step 8).

Cosa vede il socio

Home — carta socio, promemoria e le card della Vetrina che imposti dal CRM.
Prenotazioni — prenota i corsi dal planning; se il corso è pieno entra in lista d'attesa vedendo la propria posizione.
Tessera QR dinamica — il codice ruota ogni 40 secondi ed è monouso: uno screenshot non passa ai varchi.
Chat AI — risponde sui suoi dati (abbonamento, scadenze, prenotazioni): informazioni personali in sola lettura.
Profilo — carica il certificato medico; il desk lo approva o rifiuta. C'è anche lo storico presenze.
Blocco prenotazione automatico. Se il certificato medico è scaduto o la quota di iscrizione annuale non è valida, il socio vede i corsi ma non può prenotare finché non regolarizza. Nessuna azione manuale da parte tua.
Dispositivo unico autorizzato. Il primo telefono con cui il socio accede resta l'unico abilitato. Da un altro telefono viene bloccato e la richiesta ti arriva nella scheda cliente: "Autorizza questo" sposta l'app sul nuovo (disconnettendo il vecchio), "Sgancia" gestisce cambio o smarrimento.

Disdetta del rinnovo dall'app

Il socio può disdire dall'app solo gli abbonamenti con rinnovo automatico. La motivazione è obbligatoria. La richiesta arriva in Strumenti → Disdette già confermata, così tieni traccia del perché perdi clienti.

App Genitore (minori)

Il minore non scarica l'app. Dalla scheda del figlio, sezione Famiglia, colleghi il genitore: nella sua app il genitore vede tessera QR e dati di ciascun figlio.
Pass accompagnatore ai varchi — durante la finestra della lezione del figlio il genitore può passare fino a 4 volte, con almeno 5 minuti tra un passaggio e l'altro.
Scuola Nuoto

Scuola Nuoto

Modulo a posto fisso per cicli (trimestre, stagione): diverso dal planning corsi. Il socio tiene il suo posto per tutto il ciclo. Pensato per la piscina.

I concetti

Cicli — il periodo della scuola nuoto (es. trimestre o stagione).
Livelli con fasce d'età — es. Principianti 3-5 anni, così ogni bambino entra nel gruppo giusto.
Corsie — la risorsa, con capienza per giorno: è ciò che si occupa quando iscrivi.
Turni — su accoppiate di giorni (Lun+Gio, Mar+Ven, Mer+Sab) oppure monosettimanali.
Dove si configura. La vista Scuola Nuoto in sidebar è solo visualizzazione per la segreteria. La configurazione — cicli, livelli, corsie, turni, modifica massiva, import — sta in Impostazioni → Scuola Nuoto. C'è l'import AI del piano vasca da foto (1-2 minuti di analisi, anteprima modificabile prima di salvare).

Vendita dal turno

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Apri il turno e iscrivi

Click sul turno → Vendi & iscrivi. Cerchi il socio (o crei l'anagrafica al volo) e scegli accoppiata o mono. Il posto viene riservato "in attesa di pagamento" e occupa già la capienza.

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Vendita e conferma automatica

Si apre la vendita normale con i soli abbonamenti scuola nuoto del listino (un bottone per voce). Al salvataggio della vendita il posto si conferma da solo.

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Se la vendita non si chiude

Il posto resta "da pagare" nella lista Iscrizioni: da lì "Completa vendita" riapre il pagamento, "Annulla" libera il posto (la riga resta in archivio).

Abbonamento ricorrente — il posto resta del socio per tutta la stagione e si libera da solo al 2° insoluto consecutivo o alla disdetta.
Ex iscritti visibili — nel dettaglio di ogni turno vedi anche chi ha lasciato quel corso.
Lista d'attesa solo manuale — la gestisce la segreteria, non è automatica.
Registro presenze per data — segni assenze e recuperi (stesso livello, entro 14 giorni).
Assistenza

Richiesta di Assistenza

Hai un problema o una richiesta? Apri un ticket direttamente dal sistema: il team VALCHIRIA lo riceve subito.

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Apri il ticket

Da Hub → sezione Sistema → Assistenza: scrivi un oggetto e una descrizione del problema, poi invia. Il ticket viene registrato con la tua palestra, l'utente e il ruolo.

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Notifica immediata al supporto

Ad ogni nuovo ticket il team VALCHIRIA riceve una email (e un WhatsApp) di avviso, così può intervenire al più presto. Riceverai risposta sui contatti della tua palestra.

Per domande rapide consulta prima le FAQ Operative qui sotto: spesso la soluzione è immediata.
Comunicazioni

Comunicazioni & Avvisi

Avvisi che appaiono come popup all'apertura dell'Hub. Inviati dal fornitore della piattaforma; spariscono dopo la conferma di lettura.

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Ricezione (lato palestra)

Quando c'è una comunicazione attiva e non ancora letta, all'apertura dell'Hub compare un popup con titolo e messaggio. Se ce ne sono più di una, vengono mostrate in sequenza.

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Conferma di lettura

Premi "Ho letto e confermo": la comunicazione viene segnata come letta e non ricompare più per quell'utente. La conferma è tracciata (chi, centro, data/ora).

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Invio (riservato al fornitore)

Dal pannello admin il fornitore può inviare un avviso a un singolo centro o a tutti i centri attivi, e vedere l'elenco completo delle conferme di lettura. Può anche disattivare o eliminare una comunicazione.

FAQ

FAQ Operative

Le domande più frequenti durante l'uso quotidiano.

Il CRM non carica o mostra dati vecchi

Verifica la connessione internet. VALCHIRIA usa Firebase in tempo reale — senza connessione attiva i dati non si aggiornano. Se il problema persiste, svuota la cache del browser (F12 → Application → Storage → Clear).

L'app PWA mostra la pagina bianca senza stile

È causato da un Service Worker con cache corrotta. Apri F12 → Application → Service Workers → Unregister, poi svuota la cache e ricarica. Questo reset è definitivo e corregge il problema.

Il cliente non riesce a firmare il preventivo

Controlla che il link del preventivo sia completo e non troncato. Il portale di firma richiede JavaScript abilitato. Se il cliente usa un browser molto vecchio, suggerisci Chrome o Safari aggiornato.

Le automazioni WhatsApp non partono

Verifica che il Webhook URL e il Secret in Impostazioni → Spoki siano corretti e che il numero di telefono sia nel formato internazionale senza spazi (es. 393331234567). Controlla anche i log nella console di Spoki.

Ho bisogno di aggiungere un nuovo membro staff ma non ho accesso a Hub

Solo i ruoli Supremo e Direzionale possono aggiungere staff. Se sei bloccato, contatta il supporto VALCHIRIA via WhatsApp — possiamo aggiungere l'utente direttamente da admin.

Posso usare VALCHIRIA su più palestre?

Sì. Ogni palestra è un tenant separato con i propri dati, staff e impostazioni. Contatta il supporto per attivare un nuovo tenant. L'amministrazione centralizzata è disponibile per i rivenditori.

Come recupero la password di un collaboratore?

Da Hub → Gestione Staff, clicca l'icona chiave accanto al collaboratore. Inserisci la sua email e parte il reset automatico via Firebase. Riceverà il link nella casella email entro pochi minuti.

I dati dei clienti persi vengono eliminati?

Sì. In conformità al GDPR, i preventivi con status "Perso" vengono eliminati automaticamente dopo 90 giorni tramite la TTL Policy di Firestore. I dati degli iscritti attivi non vengono mai eliminati automaticamente.

Come carico il certificato medico di un cliente?

Apri la scheda cliente → Dati Anagrafici → Modifica. Nella sezione Documenti Sportivi trovi il campo File Certificato. Seleziona il PDF o l'immagine (JPG/PNG) e clicca Salva. Il file viene caricato in cloud e un link di download appare direttamente nella scheda. Imposta anche la data di scadenza per ricevere l'avviso automatico di rinnovo.

A cosa serve il codice VLK-XXXXXX del cliente?

È il codice cliente univoco generato automaticamente alla creazione dell'anagrafica. Serve per identificare il cliente senza ambiguità (es. su tessere, documenti interni o quando si contatta il supporto). I clienti già inseriti ricevono il codice la prima volta che apri la loro scheda.

L'AI Assistant usa i prezzi sbagliati o inventa abbonamenti

L'AI usa esclusivamente il catalogo configurato nelle Impostazioni. Se propone un prodotto che non esiste o un prezzo errato, verifica che la voce sia stata creata nel Catalogo Servizi (o, se il catalogo non è ancora attivo sulla tua palestra, in Abbonamenti personalizzabili / Listini). Dopo ogni modifica al catalogo la chat si aggiorna automaticamente alla prossima conversazione.

Hai bisogno di aiuto?

Il supporto è disponibile via WhatsApp. Risposta tipica entro poche ore.

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