Dal primo accesso
al club che va da solo.

Per cominciare

Capire il sistema in 5 minuti

Tre idee. Se ti restano queste, il resto lo intuisci da solo.

1. Tutto gira intorno alla scheda del socio

VALCHIRIA non è fatto di archivi separati che poi qualcuno deve incrociare. C'è una scheda per persona, e lì dentro finisce tutto quello che la riguarda: gli abbonamenti, le rate pagate e quelle no, il certificato medico, le prenotazioni ai corsi, i messaggi WhatsApp che vi siete scambiati, i documenti firmati, gli ingressi.

Questo cambia il lavoro alla reception più di qualsiasi altra cosa. Quando entra qualcuno e chiede «ma io quanto devo?», apri la sua scheda e c'è. Non devi cercare in tre posti.

2. Ognuno vede solo quello che gli serve

Il sistema è uno, ma cambia faccia a seconda di chi entra. Chi sta al desk vede il desk. Il titolare vede i numeri. L'istruttore vede le sue lezioni. Il socio, dal telefono, vede le sue cose e basta.

Non è un vezzo: è il modo di non far vedere gli incassi a chi non deve vederli, e di non annegare chi fa una cosa sola in venti pulsanti che non userà mai.

3. Si accende un pezzo alla volta

Nessuno accende tutto il primo giorno. I moduli grossi — app socio, scuola nuoto, distributore — partono spenti e si accendono quando sei pronto tu. Se ne accendi uno e non ti convince, si rispegne in un secondo e il club continua a lavorare come prima.

Il primo accesso

Cinque minuti, una volta sola.

1. Apri l'indirizzo che ti abbiamo dato

   È del tipo valchiriasystem.it/login.html. Salvalo tra i preferiti: è la porta d'ingresso di tutto.

2. Entra con l'email del club

   Usa l'email e la password che ti abbiamo comunicato all'attivazione. Se la password non funziona non insistere: scrivici, la reimpostiamo noi. Dopo qualche tentativo il sistema rallenta apposta, per difendersi da chi prova a indovinare.

3. Cambia subito la password

   La prima che hai ricevuta è temporanea. Mettine una tua, lunga, che non usi altrove.

   ✓ Fatto quando: rientri con la password nuova

4. Guardati intorno senza toccare niente

   A sinistra c'è il menu, diviso in Lavoro (le cose di tutti i giorni) e Direzione (numeri e impostazioni). Aprili tutti, leggi i nomi. Non puoi rompere niente guardando.

La mappa: cosa c'è nel menu

Prima di usarlo, guarda com'è organizzato. Il menu di sinistra è diviso in quattro gruppi, e il criterio è semplice: in alto quello che fai ogni giorno, in basso quello che imposti una volta.

Lavoro — le cose di tutti i giorni

Strumenti — le app collegate

Direzione — quello che si imposta

E poi ci sono quattro strumenti sempre a portata

In fondo alla barra trovi Assistente AI, Chat WhatsApp, Email e Disdette. Non sono sezioni: sono pannelli che si aprono sopra a quello che stai facendo, così non perdi il posto.

La prima settimana, passo per passo

Questo è l'ordine giusto. Ogni passo si appoggia al precedente: se li salti, dopo ti tocca tornare indietro. Sono circa tre ore di lavoro vero, spalmate su qualche giorno.

1. I dati del club

   Impostazioni › Anagrafica club. Nome, indirizzo, partita IVA, telefono, email, logo. Sembra burocrazia ed è la cosa più importante che fai oggi: questi dati finiscono su ogni preventivo, contratto e ricevuta. Se li sbagli qui, li sbagli ovunque.

   ✓ Fatto quando: il logo compare in alto a sinistra

2. Le persone che lavorano con te

   Direzione › Personale. Crea una scheda per ogni collaboratore: nome, cognome, email. Poi dai a ognuno il suo ruolo — chi sta al desk, chi è responsabile, chi fa manutenzione. Il ruolo decide cosa vedrà.

   Non dare a tutti il ruolo più alto «per non avere problemi»: il ruolo più alto vede gli incassi di tutto il club.

   ✓ Fatto quando: ogni persona ha email e ruolo

3. Il listino

   Impostazioni › Catalogo. Qui metti quello che vendi: abbonamenti, ingressi singoli, corsi, quota associativa. Per ogni voce servono nome, prezzo e durata.

   Comincia da poche voci, quelle che vendi davvero. Le promozioni si aggiungono dopo, in due minuti.

   ✓ Fatto quando: riesci a vendere una prova a te stesso

4. Gli iscritti che hai già

   Se vieni da un altro gestionale o da un foglio Excel, non riscrivere niente a mano: mandaci il file com'è, lo importiamo noi. È il momento in cui si perde più tempo inutilmente.

   Se parti da zero, salta questo passo: le schede nasceranno vendendo.

   ✓ Fatto quando: cerchi un socio per cognome e lo trovi

5. Il planning dei corsi

   Impostazioni › Planning. Prima le sale, poi i corsi, poi le lezioni (giorno, ora, sala, istruttore).

   Oppure, se il palinsesto ce l'hai già stampato o su un foglio: fotografalo e usa «Importa da foto». Il sistema legge la foto e ti propone il calendario già compilato, tu controlli e confermi. È la funzione che fa dire «ah, però» a chiunque la veda.

   ✓ Fatto quando: il calendario della settimana è pieno

6. La prima vendita vera

   Prendi il primo socio che entra e vendigli l'abbonamento dal sistema, non dal quaderno. Farai fatica per tre volte, poi non tornerai indietro.

   ✓ Fatto quando: in Cassa vedi il primo incasso

7. Accendi un modulo alla volta

   Solo adesso, con le basi in piedi, si accendono le cose grosse: l'app socio, i pagamenti online, WhatsApp. Uno per volta, e per ognuno aspetti qualche giorno prima del successivo.

   Chi accende tutto insieme non capisce più cosa ha funzionato e cosa no.

Il lavoro di ogni giorno

Agenda

Gli appuntamenti del club: prove gratuite, colloqui, visite, richiami.

Prendere un appuntamento

Premi Nuovo appuntamento, cerchi la persona (o la crei al momento se non c'è), scegli giorno e ora e scrivi due parole sul motivo.

L'appuntamento resta legato alla scheda di quella persona: quando la riapri fra un mese, vedi che era già venuta a fare una prova e com'era andata. È la differenza fra un'agenda e un calendario.

Da dove arrivano

Alcuni li prendi tu al telefono. Altri arrivano da soli: chi compila il modulo sul sito o su una pagina campagna può chiedere un appuntamento, e te lo ritrovi qui già con il riferimento alla campagna da cui viene — Campagna Social, Portale Web, o il canale che hai usato.

Come si usa bene

• Segna sempre com'è andata, anche con tre parole. Un appuntamento senza esito è un appuntamento perso;
• Se la persona non si presenta, non cancellare: segnalo come non presentato. Serve a sapere quanti buchi fai in un mese;
• Un appuntamento cancellato per sbaglio si può ripristinare.

To-Do

Le cose da fare che non stanno in agenda perché non hanno un'ora.

«Richiamare la signora Bianchi», «ordinare i sacchetti», «chiedere il certificato a Marco». Le scrivi qui, le assegni a te o a un collega, e le spunti quando sono fatte.

Una cosa da fare può essere legata a un cliente: in quel caso compare anche nella sua scheda, e chi apre quella scheda sa che c'è qualcosa in sospeso.

Kanban: dal contatto all'iscritto

La lavagna dei contatti. È la parte che i gestionali storici non hanno, e quella che decide se il mese chiude bene.

Com'è fatta

Colonne da sinistra a destra, e ogni persona interessata è un cartellino che trascini avanti man mano che avanza:

Il cartellino

Su ognuno vedi nome, valore dell'offerta in ballo e da dove viene — sito, campagna social, passaparola, WhatsApp. Aprendolo trovi tutta la storia: chiamate, appuntamenti, preventivi mandati, messaggi.

Come si usa bene

Una regola sola, e vale più di qualsiasi funzione:

I persi non si cancellano

Quando qualcuno dice no, spostalo in Persi e scrivi il motivo: prezzo, orari, distanza, è andato altrove. Ci vogliono cinque secondi.

Dopo tre mesi hai la risposta alla domanda più importante che esista: perché la gente non si iscrive da te. E se un giorno cambi orari o prezzi, sai già chi richiamare.

Da dove arrivano i contatti

• Dal modulo del sito e dalle pagine campagna: entrano da soli, già etichettati;
• Da WhatsApp: chi scrive al numero del club diventa un contatto;
• Dalle preiscrizioni alla scuola nuoto;
• A mano, quando entra qualcuno a chiedere. Segnalo, anche solo con il nome: quello che non scrivi è perso.

Preventivi e firma online

Mandi un'offerta, il cliente la legge dal telefono, sceglie e firma con il dito. Senza stampare niente, senza rincorrerlo.

Fare un preventivo

1. Scegli il cliente

   Un contatto della lavagna, o una persona nuova che crei al momento.

2. Metti dentro le opzioni

   Puoi proporre più alternative nello stesso preventivo: annuale, semestrale, con o senza corsi. È la cosa che fa la differenza — dare tre strade invece di una sola da prendere o lasciare.

   Su ogni voce puoi applicare uno sconto, e il preventivo mostra chiaramente prezzo pieno, sconto e totale.

3. Scegli la validità

   Un preventivo ha una scadenza. Non è burocrazia: è la cosa che fa decidere. «Valido fino al 20» vale più di dieci telefonate.

4. Mandalo

   Parte via WhatsApp o email con un link personale. Il cliente lo apre dove si trova, anche in autobus.

   ✓ Fatto quando: nella lista il preventivo risulta inviato

Cosa vede il cliente

Una pagina pulita con il tuo logo: cosa gli stai proponendo, quanto costa, cosa è incluso, entro quando decidere. Se ci sono più opzioni le confronta affiancate e vede la differenza di prezzo fra l'una e l'altra.

In fondo firma con il dito e conferma. Riceve la sua copia, e a te arriva l'avviso.

Cosa succede dopo la firma

Il preventivo firmato resta agganciato alla scheda del cliente, con data e ora. Da lì trasformi l'offerta in vendita vera senza ribattere niente: il sistema sa già cosa ha scelto e a che prezzo.

Anagrafica e schede socio

Creare una scheda

Servono nome, cognome e telefono. Tutto il resto si aggiunge dopo. Non bloccarti a chiedere il codice fiscale mentre c'è la fila.

Il sistema ti avvisa se esiste già qualcuno con quel nome o quel numero: leggi l'avviso prima di confermare. Le schede doppie sono la cosa più noiosa da sistemare dopo, perché gli abbonamenti finiscono su una e le prenotazioni sull'altra.

Il certificato medico

Si carica dalla scheda, anche come foto scattata al momento. Metti la data di scadenza: da lì in poi ci pensa il sistema a dirti quando manca poco.

I minorenni

Su un iscritto minorenne servono due cose in più: il consenso di chi ne ha la responsabilità e i dati del pagante (genitore o tutore), perché sulle ricevute devono comparire i suoi.

Il sistema non ti lascia completare la vendita a un minore senza queste due cose. Non è una scocciatura: è la parte in cui è più facile prendersi una multa.

Vendere un abbonamento

Il gesto più importante del sistema. Vale la pena farlo bene tre volte, poi va da sé.

1. Apri la scheda e premi «Nuovo abbonamento»

   Se la persona non esiste ancora, la crei al volo da qui: non devi uscire e rientrare.

2. Scegli cosa stai vendendo

   Compaiono i pulsanti del tuo listino. Cliccando una voce, prezzo e durata si compilano da soli. Se il prezzo giusto non c'è, la voce nel listino è sbagliata: correggi lì, non a mano qui, altrimenti l'errore torna la prossima volta.

3. Decidi come paga

   Tutto subito, oppure a rate. Se scegli le rate, indichi quante e il sistema calcola importi e scadenze. C'è la spunta «Prima rata incassata adesso», che è quasi sempre quello che succede davvero al banco.

4. Conferma

   L'abbonamento nasce attivo, l'incasso va in Cassa, e da quel momento il socio ha i suoi diritti: può prenotare i corsi a cui ha accesso, entrare, vedere tutto dall'app.

   ✓ Fatto quando: la scheda mostra l'abbonamento attivo e la scadenza

Preventivi e firma online

Per una trattativa più lunga puoi mandare un preventivo invece di vendere subito: il cliente lo riceve con un link, lo legge dal telefono, sceglie l'opzione che preferisce e firma con il dito. Ti torna indietro firmato, con data e ora.

Da lì la vendita si chiude in un clic e non hai ribattuto niente a mano.

Il lavoro di ogni giorno

Reception: la giornata al banco

È la schermata dove passi il 90% della giornata. Se funziona questa, funziona il club.

Chi entra

Cerchi la persona per cognome, nome o telefono e la scheda si apre. Sotto il nome vedi subito le tre cose che contano: se l'abbonamento è attivo, se il certificato medico è valido, se ci sono rate non pagate.

Sono tre colori. Verde: passa. Giallo: passa, ma ricordagli qualcosa. Rosso: fermati e leggi.

Incassare

Se il socio deve una rata, la paghi dalla sua scheda: scegli come ha pagato (contanti, bancomat, carta, bonifico) e confermi. L'incasso finisce in Cassa con la data di oggi.

Cassa e incassi

Tutto quello che è entrato, da dove e con quale modalità.

Cosa ci trovi

Scegli un periodo e vedi ogni incasso riga per riga: data, cliente, causale, importo, modalità. In alto i totali divisi per contanti, bancomat, carta, bonifico e pagamenti online.

La chiusura di giornata

Confronti i contanti che hai nel cassetto con il totale contanti della giornata. Se torna, hai finito. Se non torna, la lista ti dice riga per riga cosa è stato incassato e da chi: il buco si trova in un paio di minuti, non a fine mese.

Una cosa che confonde tutti

I pagamenti online

Arrivano in Cassa con modalità «stripe» e la data del giorno in cui il socio ha pagato. Non devi registrarli a mano: se un socio paga dal telefono alle undici di sera, la mattina dopo è già lì.

Deroghe e sblocchi

Quando alla reception serve fare un'eccezione, non la fa di testa sua: la chiede. E resta scritto.

Il problema che risolve

In ogni club capita: togliere una rata rimasta indietro, fare uno sconto fuori listino, sospendere un abbonamento per infortunio, esentare qualcuno dalla quota. Se lo fa chi sta al banco senza dirlo a nessuno, a fine mese i conti non tornano e nessuno sa più chi ha deciso cosa.

Come funziona

Chi è al desk apre l'App Desk e manda la richiesta, indicando il tipo:

• Eliminazione rata rimasta scoperta;
• Sconto fuori listino;
• Sospensione straordinaria;
• Esenzione quota di iscrizione;
• Altro, spiegando nelle note.

Allega una foto della schermata e scrive il motivo. La richiesta arriva in Lavoro › Deroghe e chi ha i permessi approva o rifiuta.

Ritrovare una richiesta

In cima alla lista c'è la ricerca: scrivi nome, cognome o codice del cliente e trovi la sua. Con qualche decina di richieste aperte è l'unico modo di non scorrere all'infinito.

Manutenzioni e guasti

Un canale solo per tutto quello che si rompe, dal tapis roulant alla lampadina.

Segnalare

Chiunque nel club può segnalare: la reception dall'App Desk, l'istruttore dal suo portale. Servono quattro cose — dove (area o sala), cosa (l'attrezzo), quanto è grave, e una foto.

Il ciclo

La segnalazione compare in Lavoro › Manutenzioni e nell'app del manutentore. Lui la prende in carico, la sistema, la chiude. Chi l'ha segnalata vede che è stata chiusa.

Le app

App Desk

L'app della reception. Non serve a vendere: serve a chiedere e a segnalare, in dieci secondi, dal telefono o dal tablet del banco.

Cosa contiene

Due schede, e basta. È voluto: chi sta al banco con la fila davanti non deve scegliere fra venti pulsanti.

• Deroghe / Sblocchi — la richiesta alla direzione (vedi il capitolo sulle deroghe);
• Manutenzioni — la segnalazione di un guasto, con foto.

Come si accede

Con le credenziali della reception, dallo stesso indirizzo del gestionale. Si aggiunge alla schermata iniziale del telefono e da lì si apre come un'app.

Perché è separata dal gestionale

Perché ha un lavoro solo e lo fa in fretta. Aprire il gestionale intero, cercare la voce giusta e compilare un modulo lungo, con il socio che aspetta, vuol dire che nessuno lo farà: si arrangeranno a voce, e il problema torna al punto di partenza.

Boss Dashboard

I numeri del club in una schermata, pensata per chi comanda e ha due minuti.

Cosa mostra

Tre modi di guardare

In alto scegli Oggi, Mese o Previsionale. Il previsionale è quello interessante: proietta dove stai andando se il mese continua così. Serve a intervenire il 15, non a scoprirlo il 30.

App Manutentore

L'app di chi ripara. Vede i guasti e nient'altro del club.

Un elenco di segnalazioni ordinate per urgenza, ognuna con foto, area e descrizione. Il manutentore la prende in carico, la sistema e la chiude, aggiungendo due parole su cosa ha fatto.

Chi ha un ruolo da manutentore non vede nient'altro: niente soci, niente incassi, niente abbonamenti. È il ruolo più stretto che esiste nel sistema, ed è giusto così — a chi cambia una cinghia non serve sapere quanto paga il socio.

I moduli

App socio

Il club nel telefono dell'iscritto. Non si scarica da nessuno store: si apre da un link e si aggiunge alla schermata iniziale.

Cosa ci trova il socio

• La sua tessera con il QR per entrare;
• Abbonamento, scadenza e rate da pagare — che può saldare da lì;
• I corsi, con la prenotazione e la disdetta;
• Il certificato medico, con l'avviso quando sta per scadere;
• Avvisi e novità che pubblichi tu;
• Il contratto firmato, sempre consultabile.

Come si attiva a un socio

1. Accendi il modulo

   Impostazioni › Rilasci › App Socio. Accenderlo non apre niente a nessuno: abilita solo la possibilità di dare l'accesso, una persona alla volta.

2. Attivalo dalla scheda del socio

   Nella scheda compare «Attiva app». Metti la sua email, il sistema genera una password temporanea da consegnargli.

3. Il socio entra e sceglie la sua password

   Al primo accesso è obbligato a cambiarla. Da quel momento il telefono resta collegato.

   ✓ Fatto quando: il socio vede la sua tessera con il QR

Se il socio ha figli iscritti

Un bambino non scarica l'app. Colleghi il figlio al genitore dalla scheda, e il genitore si ritrova nella sua app anche i QR dei figli, i loro corsi e i loro certificati.

Portale istruttori

Un'app a parte per chi tiene le lezioni. Vede le sue lezioni e nient'altro del club.

Perché è separato dal gestionale

Perché dare un accesso staff a venti istruttori vorrebbe dire far leggere a venti persone tutti gli abbonamenti e tutti gli incassi. Qui invece l'istruttore vede solo le proprie lezioni, e dei prenotati solo nome e cognome. Nessun telefono, nessuna email, nessun abbonamento.

Cosa può fare

• Vedere le sue lezioni dei prossimi giorni, sala e vasca insieme;
• Fare l'appello: chi c'era e chi no, con un tocco;
• Timbrare l'ingresso a inizio lezione;
• Chiedere una sostituzione, che arriva a tutti i colleghi: il primo che conferma prende la lezione, e il planning si aggiorna da solo;
• Caricare i suoi documenti (certificato, brevetti, contratto);
• Segnalare un guasto, che finisce nello stesso posto delle segnalazioni del desk;
• Vedere il suo mese: lezioni svolte, timbrate, e i personal erogati.

Come si attiva

1. Crea i collaboratori

   Direzione › Personale. Per ognuno servono nome, cognome ed email.

2. Collega i nomi alle lezioni

   Nel planning l'istruttore è spesso scritto a mano («Sara», «Marco»). Vanno collegati alla persona, altrimenti il portale non sa di chi sono quelle lezioni.

   È il passo che tutti saltano

   Finché i nomi non sono collegati, ogni istruttore che entra trova una schermata vuota e pensa che l'app sia rotta. Non è rotta: non sa quali lezioni sono sue.

3. Dai la password

   Sempre da Personale: imposti la password del portale e mandi il link all'istruttore. Se qualcuno se ne va, spegni l'accesso e la sessione muore subito.

   ✓ Fatto quando: un istruttore entra e vede le sue lezioni

La timbratura

Si può timbrare da mezz'ora prima dell'inizio a due ore dopo la fine. Fuori da questa finestra il pulsante non c'è, e il portale spiega perché.

Se l'istruttore concede la posizione, il sistema controlla soltanto se è in struttura o no. Le coordinate non vengono mai salvate, e la posizione non blocca la timbratura: al chiuso il GPS sbaglia di centinaia di metri, e chi sta lavorando davvero non può restare fuori per colpa di un satellite.

Configurare

Listino e catalogo

Qui si decide cosa vendi e a che prezzo. È il posto dove vale la pena ragionare mezz'ora in più.

Le voci

Ogni voce ha un nome (quello che leggerà il cliente), un prezzo, una durata e un tipo. Il tipo cambia il comportamento:

Cosa apre l'abbonamento

Su ogni voce indichi a quali attività dà diritto. È così che il sistema sa che l'abbonamento «Sala + Corsi» permette di prenotare lo spinning mentre il «Solo Sala» no.

Le promozioni

Una promozione è una voce come un'altra, con un prezzo diverso e magari una data di fine. Quando scade sparisce dai pulsanti di vendita, ma resta valida per chi l'ha già comprata.

Planning corsi

Come è fatto

Tre livelli, in quest'ordine: le sale (dove si fa), i corsi (cosa si fa), le lezioni (quando, in che sala, con chi).

Una lezione è ricorrente: dici «il martedì e il giovedì alle 19» e il calendario si riempie da solo tutte le settimane. Non devi creare ogni singola data.

Il palinsesto da una foto

Questa merita due righe, perché è la cosa che risparmia più tempo in assoluto. Scatta una foto al palinsesto — quello stampato, quello appeso al muro, quello sul foglio Excel — e caricala.

Il sistema la legge, riconosce orari, corsi, sale e istruttori, e ti propone il calendario già compilato. Tu controlli, correggi quello che serve e confermi.

Le prenotazioni

Se un corso ha posti limitati indichi la capienza. I soci prenotano dall'app, e quando è pieno entrano in lista d'attesa; se qualcuno disdice, il posto si libera.

Chi può prenotare cosa lo decidono gli abbonamenti venduti, non un'impostazione a parte: vedi il capitolo del listino.

Configurare

Personale (HR)

Le schede di chi lavora con te. Da non confondere con Gestione Staff, che riguarda solo chi entra nel gestionale.

La differenza, in una riga

La scheda di un collaboratore

Nome, cognome, email, telefono, ruolo, tipo di rapporto. E soprattutto i documenti: certificato medico, brevetti, contratto, assicurazione, attestati.

Ogni documento ha una data di scadenza. Il sistema ti segnala quelli scaduti e quelli in scadenza, che è esattamente la cosa che ti fa dormire tranquillo quando arriva un controllo.

I documenti che carica il collaboratore

Gli istruttori possono caricare i propri documenti dal loro portale, con il telefono. Quando lo fanno, il documento non è subito valido: entra «in verifica» e aspetta che qualcuno del club lo guardi.

Da qui lo approvi — correggendo la scadenza se l'ha sbagliata — oppure lo rifiuti spiegando perché. Il motivo lo legge lui nella sua app.

È lo stesso schema dei certificati medici dei soci: chi carica propone, il club decide.

Accessi al portale istruttori

Sempre da qui imposti la password del portale per ogni collaboratore, e sospendi l'accesso a chi non lavora più. La sospensione è immediata: chiude anche la sessione già aperta sul suo telefono.

Compensi

Ogni collaboratore ha una sezione compensi, per mese: lezioni previste e svolte, quante ha timbrato, e i personal erogati che ha dichiarato dal portale, con nome del cliente e importo incassato.

Serve a fine mese per sapere quanto erogare senza rincorrere nessuno. Resta una dichiarazione del collaboratore: la direzione la legge e la conferma, non è un movimento di cassa automatico.

Staff, ruoli e permessi

Chi vede cosa. Da fare con la testa lucida, una volta sola.

Chi se ne va

Quando un collaboratore lascia il club, spegni il suo accesso lo stesso giorno. Non serve cancellare la scheda: basta togliere l'accesso, e lo storico resta.

Pagamenti online

I soldi arrivano sul conto del club: non passano da noi.

Come funziona

Il club collega il proprio account Stripe, il servizio che gestisce i pagamenti con carta. Da quel momento un socio può pagare rate e rinnovi dal telefono, con carta o addebito sul conto, e l'incasso arriva direttamente al club.

Noi tratteniamo una commissione di servizio dell'1,5%. Il resto — comprese le commissioni di Stripe — funziona come qualsiasi incasso con carta.

1. Apri l'account Stripe

   Servono la partita IVA del club, un documento di chi firma e l'IBAN dove vuoi ricevere i soldi. È la parte più noiosa: mettici mezz'ora buona.

2. Collegalo dal gestionale

   Impostazioni › Pagamenti online › Collega. Ti porta su Stripe, ti chiede l'accesso, e torni indietro collegato.

   Se dice «in verifica» non è un errore

   Stripe controlla i documenti e può metterci qualche ora o un paio di giorni. Nel frattempo l'account risulta collegato ma non ancora abilitato a incassare. È normale: aspetta.

3. Fai una prova da 1 euro

   Prima di dirlo ai soci, vendi qualcosa da un euro a te stesso e pagalo davvero. Controlla che l'incasso compaia in Cassa e che la rata risulti pagata. Poi rimborsati dalla dashboard di Stripe.

   ✓ Fatto quando: hai visto l'euro arrivare e tornare indietro

Campagne e landing

Le pagine dove far atterrare chi clicca la tua pubblicità.

Perché non basta il sito

Chi clicca un annuncio su Instagram ha visto una promessa precisa — «prova gratuita», «offerta di settembre» — e se atterra sulla home del sito quella promessa sparisce, e lui pure. Una pagina campagna ripete l'offerta e chiede una cosa sola: il contatto.

Creare una campagna

1. Dai un nome alla campagna

   Chiaro per te: «Settembre 2026 — prova gratuita». Lo ritroverai su ogni contatto che arriva da lì.

2. Imposta l'offerta

   Cosa proponi, per quanti giorni vale, quanti posti hai. I posti che si esauriscono sono la leva più onesta che esista: quando finiscono, finiscono davvero.

3. Pubblica e usa il link

   Ottieni un indirizzo da mettere nell'annuncio. Chi compila entra nella lavagna già etichettato con la campagna.

   ✓ Fatto quando: apri il link e vedi la tua offerta

4. A fine campagna, disattivala

   Non cancellarla: disattivala. La pagina smette di raccogliere contatti ma i numeri restano, e l'anno dopo la riattivi invece di rifarla.

Cosa ci fai con i numeri

Alla fine sai, campagna per campagna, quanti contatti sono arrivati e quanti sono diventati iscritti. Da lì capisci quale annuncio ha portato gente vera e quale solo curiosi — e smetti di buttare soldi sul secondo.

Da qui gestisci anche gli altri indirizzi pubblici del club: il portale clienti, il portale disdette e le preiscrizioni alla scuola nuoto.

Scuola nuoto

Il modulo per i corsi a posto fisso. Funziona diversamente dai corsi della sala, e vale la pena capire perché.

Le tre parole da sapere

Accoppiata o monosettimanale

I corsi si vendono ad accoppiate di giorni (lunedì e giovedì, martedì e venerdì) oppure a una volta a settimana. La capienza si conta per singolo giorno: un turno può essere pieno il martedì e avere posto il venerdì.

Il piano vasca da una foto

Come per il planning della sala: fotografi il piano vasca e il sistema ti crea livelli, corsie e turni. Con 50 turni è la differenza fra un pomeriggio e dieci minuti.

Iscrivere un bambino

Dal turno, «Vendi e iscrivi». Il posto viene riservato subito — così nessun altro te lo porta via mentre parli con il genitore — ma diventa definitivo solo quando il pagamento è confermato. Se la vendita non si chiude, il posto resta «da pagare» e lo vedi nella lista.

Cambiare turno o frequenza

Due pulsanti distinti sul nome del bambino: Sposta (cambia giorno o turno a parità di frequenza) e Cambia frequenza (da monosettimanale ad accoppiata o viceversa). Il secondo calcola anche il conguaglio sul tempo che resta, e ti chiede se vuoi incassarlo subito o lasciarlo da incassare.

Assenze e recuperi

Oggi le assenze le segna la segreteria dal registro, e da lì si propongono i recuperi (stesso livello, entro due settimane). L'istruttore che fa l'appello dal suo portale alimenta lo stesso registro.

WhatsApp con assistente

Il numero del club diventa un canale vero dentro il gestionale, con un assistente che risponde da solo quando tu non ci sei.

Come è messo su

Il club usa il proprio numero e il proprio account business di Meta: le conversazioni sono del club, la fattura di Meta è del club. Noi colleghiamo il numero al gestionale e costruiamo l'assistente.

La casella dei messaggi

Lavoro › WhatsApp. È fatta come WhatsApp Web: le conversazioni a sinistra, i messaggi a destra. Se chi scrive è un socio, dalla stessa schermata apri la sua scheda.

Vedi anche chi ha risposto: se l'operatore, se l'assistente automatico, o se era un messaggio partito dal gestionale.

La regola delle 24 ore

È una regola di Meta, non nostra: puoi rispondere liberamente entro 24 ore dall'ultimo messaggio della persona. Dopo, per ricontattarla, serve un modello approvato da Meta.

Il gestionale te lo dice chiaramente: se la finestra è chiusa, al posto della casella di scrittura trovi la spiegazione.

L'assistente

Risponde alle domande che tornano sempre — orari, prezzi, dove siamo, come funziona la prova — con le informazioni del tuo club, che imposti tu. Lavora la notte, la domenica e mentre sei in sala.

Gli invii automatici

Puoi far partire da soli i messaggi che oggi qualcuno manda a mano: promemoria della rata, avviso del certificato in scadenza, benvenuto al nuovo iscritto. Si accendono uno per uno e si spengono allo stesso modo.

I moduli

Email

La posta del club dentro il gestionale, agganciata alle schede dei soci.

Quando ricevi una mail da qualcuno che è già in anagrafica, il sistema la collega alla sua scheda. Riaprendo quel socio fra sei mesi vedi anche cosa vi siete scritti — che è la cosa che di solito nessuno ritrova più.

Rispondi da qui, con la firma del club, e la conversazione resta al suo posto.

Disdette

Il momento più delicato del rapporto con un socio, gestito in modo che nessuno possa dire «io avevo disdetto».

Come arriva una disdetta

Il socio la manda dall'app o dal portale disdette, una pagina pubblica del club. In entrambi i casi resta scritto quando l'ha mandata: è la data che conta se poi nasce una discussione.

Cosa fai tu

La disdetta arriva nel pannello Disdette e aspetta una decisione: la confermi o la rifiuti. In entrambi i casi il socio riceve la risposta.

Confermarla chiude l'abbonamento secondo le regole del contratto. Rifiutarla — per esempio perché arriva fuori dai termini — richiede che tu dica il perché: quel testo lo legge il socio.

Perché non basta accettarla a voce

Perché fra sei mesi, davanti a una rata non pagata, «io l'avevo detto a quella ragazza al banco» è indimostrabile per tutti e due. Qui c'è una data, un canale e una risposta scritta: protegge il club e protegge il socio.

Distributore di acqua

La macchina in sala che eroga l'acqua riconoscendo il socio dalla tessera.

Il socio avvicina il QR, la macchina lo riconosce e eroga. Sullo schermo vede quante bevute gli restano e quando scade l'abbonamento all'acqua.

Funziona anche senza internet: tiene in memoria chi ha diritto e sincronizza quando la linea torna. Se salta la connessione durante una lezione affollata, nessuno resta a secco.

L'abbonamento all'acqua si vende come qualsiasi altra voce di listino, e gli incassi finiscono in Cassa insieme al resto.

Assistente AI

Un aiuto dentro il gestionale, per te che ci lavori. Da non confondere con l'assistente di WhatsApp, che parla con i soci.

A cosa serve davvero

• Chiedere i numeri a parole: «quanti iscritti nuovi questo mese?», «quanto ho incassato in contanti la settimana scorsa?». Risponde leggendo i tuoi dati veri;
• Farsi spiegare una cosa senza cercare nella guida;
• Preparare un testo: un messaggio ai soci, la descrizione di una promozione.

Direzione

Registro attività

Chi ha fatto cosa, e quando. Non serve a controllare le persone: serve a ricostruire i fatti.

Ogni operazione che conta lascia una traccia: chi ha venduto, chi ha incassato, chi ha modificato un abbonamento, chi ha approvato una deroga, chi ha cancellato qualcosa.

Quando lo aprirai davvero

Quasi mai. E poi un giorno succede una di queste:

• Un incasso non torna e serve capire com'è stato registrato;
• Un socio dice che aveva pagato;
• Un abbonamento risulta diverso da come lo ricordavate;
• Qualcosa è sparito e nessuno sa come.

In tutti questi casi la risposta è qui, e ci mette dieci secondi.

Assistenza

Il modo giusto di chiederci una mano.

Dal menu apri Assistenza e scrivi. La richiesta arriva a noi con già dentro le informazioni tecniche che servono — quale club, quale schermata, quale versione — così non dobbiamo chiedertele.

Come farci risparmiare mezza giornata

Tre informazioni, sempre le stesse:

1. Cosa stavi facendo («stavo vendendo un annuale a un nuovo iscritto»);
2. Cosa ti aspettavi («che comparisse in Cassa»);
3. Cosa è successo invece («non compare, e non c'è nessun errore»).

Se puoi, uno screenshot. Vale più di tre paragrafi, sempre.

Obblighi e regole

Privacy e dati

Non è la parte divertente, ma è quella che ti evita i guai. Cinque minuti di lettura.

Chi è responsabile di cosa

I dati dei tuoi soci sono tuoi: sei tu il titolare del trattamento. Noi li custodiamo per tuo conto, secondo le istruzioni scritte nel contratto che hai firmato (il DPA). Non li usiamo per altro e non li vendiamo a nessuno.

Cosa devi fare tu

• Esporre l'informativa privacy e farla accettare a chi si iscrive: il sistema registra chi ha accettato cosa e quando;
• Raccogliere il consenso del tutore per i minorenni;
• Non chiedere dati che non ti servono: ogni campo in più è una responsabilità in più;
• Togliere l'accesso a chi non lavora più con te.

Se un socio chiede i suoi dati o la cancellazione

Ha diritto ad averli, e ha diritto a farsi cancellare. Dal gestionale esporti tutto quello che lo riguarda in un file, oppure avvii la cancellazione.

Intelligenza artificiale

Dove la usiamo, cosa decide e cosa non decide mai.

Dove lavora

Le tre regole

1. Si dichiara sempre. Quando parli con l'assistente, l'assistente te lo dice. Non è una cortesia: è un obbligo del regolamento europeo sull'intelligenza artificiale.

2. C'è sempre una persona. Chi vuole parlare con un essere umano lo chiede e lo ottiene. Sempre.

3. Non decide sulle persone. L'AI non stabilisce chi può iscriversi, non valuta i bambini, non propone passaggi di livello, non giudica il personale. Prepara il foglio, la firma la mette una persona.

Quando qualcosa non va

Problemi frequenti

Le cose che capitano davvero, con la causa vera. Prima di chiamarci, guarda qui: nove su dieci si risolvono in un minuto.

«Il socio non riesce a prenotare»

Quasi sempre una di queste tre, in ordine di frequenza:

• La voce di listino non dice a quali attività dà diritto — è la causa numero uno;
• Il socio ha una rata non pagata: è voluto, non può prenotare finché non salda;
• Il corso è pieno ed è finito in lista d'attesa.

«Ho cambiato una cosa e non la vedo»

È il browser che ti sta mostrando la pagina di prima. Ricarica forzando (Ctrl+F5 su Windows, Cmd+Shift+R su Mac), oppure apri il gestionale in una finestra in incognito. Se in incognito la modifica c'è, era cache.

«Un collega vede una cosa che io non vedo»

Avete ruoli diversi, ed è normale. Se invece dovreste vedere la stessa cosa, controlla il ruolo di entrambi in Personale. Mandaci uno screenshot di quello che vedi tu: metà delle segnalazioni si chiudono così.

«L'istruttore apre il portale e non c'è niente»

I nomi sulle lezioni non sono collegati alle persone. Vai in Personale, sezione istruttori, e collega ogni nome scritto a mano al collaboratore giusto.

«Verifica app fallita» quando si entra

Il browser non è riuscito a farsi riconoscere dal sistema. Ricarica; se insiste, prova in incognito; se insiste ancora, scrivici — potrebbe essere il dominio da abilitare.

«Il pagamento online non parte»

Controlla in Impostazioni › Pagamenti online che l'account risulti collegato e abilitato. Se dice «in verifica», Stripe sta ancora controllando i documenti: bisogna aspettare, non c'è niente da sistemare.

«Ho sbagliato una vendita»

Non cancellare l'abbonamento se ci sono incassi dentro: cancelleresti anche quelli, e la cassa non torna più. Usa «Chiudi in anticipo»: lo storico resta, il futuro cade. Il sistema te lo impedisce comunque, ma è meglio saperlo prima.

Quando scrivere a noi

Sempre, se qualcosa riguarda soldi, dati o accessi. Per il resto prova prima le cose qui sopra. Quando ci scrivi, tre informazioni ci fanno risparmiare mezza giornata: cosa stavi facendo, cosa ti aspettavi, cosa è successo invece. Uno screenshot vale più di tre paragrafi.

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