Ai sensi degli artt. 13–14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Ultimo aggiornamento: maggio 2026
1. Titolare del trattamento
VALCHIRIA SYSTEM DI LUCA RANUCCI
Via Andrea Sacchi 64, 00048 Nettuno (RM)
Partita IVA: 17483721001
Codice Fiscale: RNCLCU91E27A323Y
PEC: luca.ranucci@pec.it
E-mail: luca.ranucci@eneasport.it
2. Tipologie di dati trattati
Nell'ambito dell'utilizzo del software gestionale VALCHIRIA SYSTEM e del portale web associato, vengono trattate le seguenti categorie di dati personali:
Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail.
Dati commerciali: tipologia di abbonamento sottoscritta, importi pagati o concordati, note di trattativa.
Dati di utilizzo del software: log di accesso, preferenze operative del personale autorizzato.
Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, in forma anonimizzata tramite i servizi Firebase di Google LLC.
Non vengono trattati dati di categorie particolari (dati sanitari, biometrici, ecc.) salvo eventuale documento medico necessario per la gestione di sospensioni, che non viene memorizzato nel sistema.
3. Finalità e basi giuridiche del trattamento
Gestione del rapporto contrattuale (abbonamenti, preventivi, CRM) — base giuridica: esecuzione di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
Comunicazioni commerciali e di cortesia (invio proposta via e-mail o WhatsApp) — base giuridica: legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) e/o consenso dell'interessato.
Adempimenti legali e fiscali — base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
Sicurezza del sistema e prevenzione delle frodi — base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
4. Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti elettronici (cloud database Firebase/Google). Il trattamento avviene nel rispetto dei principi di minimizzazione, correttezza e trasparenza. I dati non sono soggetti a processi decisionali interamente automatizzati né a profilazione.
5. Conservazione dei dati
Dati relativi al rapporto contrattuale: conservati per la durata del rapporto e per 10 anni successivi alla sua conclusione, in adempimento degli obblighi fiscali e di legge.
Dati di comunicazione commerciale: fino a revoca del consenso o opposizione dell'interessato.
Log tecnici e di accesso: 90 giorni in forma aggregata/anonimizzata.
6. Destinatari e trasferimento dei dati
I dati possono essere comunicati a:
Google LLC / Firebase (hosting e database cloud) — i server possono essere ubicati negli USA; il trasferimento avviene in base alle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.
Spoki (invio messaggi WhatsApp Business) — come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
EmailJS (invio e-mail automatiche) — come responsabile del trattamento.
FormSubmit.co (inoltro e-mail per richieste demo dal sito valchiriasystem.it) — come responsabile del trattamento; i dati transitano sui loro server prima di essere recapitati al titolare via e-mail.
Consulenti fiscali e legali del titolare, nei limiti strettamente necessari.
I dati non vengono ceduti o venduti a terzi per finalità di marketing.
7. Diritti dell'interessato
Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR, l'interessato ha diritto di:
Accesso — ottenere conferma del trattamento e copia dei propri dati (art. 15).
Rettifica — correggere dati inesatti o incompleti (art. 16).
Cancellazione ("diritto all'oblio") — chiedere la cancellazione dei dati, nei limiti degli obblighi di legge (art. 17).
Limitazione — ottenere la sospensione del trattamento in determinati casi (art. 18).
Portabilità — ricevere i propri dati in formato strutturato e leggibile da macchina (art. 20).
Opposizione — opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21).
Revoca del consenso — in qualsiasi momento, senza pregiudizio per il trattamento precedente.
Per esercitare i propri diritti, l'interessato può scrivere a: luca.ranucci@eneasport.it. Il titolare risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.
8. Reclamo all'Autorità di controllo
L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del GDPR.
9. Cookie e tecnologie di tracciamento
Il software gestionale VALCHIRIA SYSTEM e il portale web associato utilizzano esclusivamente tecnologie tecniche strettamente necessarie al funzionamento:
Cookie/localStorage di sessione Firebase — necessari per mantenere l'autenticazione dell'utente. Vengono eliminati al logout o alla scadenza della sessione.
Google Fonts, Font Awesome, Tailwind CSS CDN — risorse statiche di stile caricate da CDN. Non impostano cookie di profilazione o tracciamento.
Non vengono utilizzati cookie di profilazione, cookie di terze parti a scopo pubblicitario, né sistemi di tracciamento analitico (es. Google Analytics). Non è pertanto richiesto il consenso preventivo ai cookie ai sensi del Provvedimento Garante del 10 giugno 2021.
10. Intelligenza artificiale (Reg. UE 2024/1689 — AI Act)
Il servizio integra sistemi di intelligenza artificiale. VALCHIRIA SYSTEM ne è fornitore ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689; i club che li utilizzano ne sono utilizzatori. I modelli impiegati sono forniti da Anthropic PBC e richiamati da funzioni lato server.
Assistente conversazionale (WhatsApp e app del socio): dichiara di essere automatico all'inizio di ogni conversazione e su richiesta cede il posto a un operatore. È in sola lettura: non vende, non incassa, non prenota e non disdice. Non accede a dati di persone diverse dall'interlocutore.
Assistenti per lo staff (CRM e direzione): propongono azioni e report; l'esecuzione richiede sempre la conferma di una persona.
Lettura di immagini (palinsesto corsi, piano vasca): producono una bozza modificabile, mai una scrittura automatica.
I contenuti generati dall'IA sono registrati come tali, con indicazione del modello impiegato, e restano distinguibili dai messaggi scritti da persone. Le conversazioni non vengono utilizzate per addestrare modelli. Nessuno dei sistemi rientra tra quelli ad alto rischio di cui all'Allegato III del Regolamento, e non viene adottata alcuna decisione automatizzata produttiva di effetti giuridici ai sensi dell'art. 22 GDPR.
Il titolare si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa. Le modifiche verranno comunicate tramite avviso all'interno del software. L'uso continuato del servizio successivamente alla pubblicazione delle modifiche costituisce accettazione delle stesse.