Valchiria System
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Versione 1.1 · Ultimo aggiornamento: 05/10/2026
Questa informativa riguarda i dati personali che VALCHIRIA tratta in qualità di Titolare del trattamento nei confronti di: (a) visitatori del sito valchiriasystem.it; (b) potenziali clienti (lead) che chiedono informazioni, una demo o una prova; (c) clienti contrattuali (centri sportivi, palestre, piscine) e loro referenti e personale che usano il gestionale.
Sei iscritto, dipendente o collaboratore di un centro che usa VALCHIRIA? Per i dati gestiti con il software per conto del centro — anagrafiche, abbonamenti, pagamenti, certificati medici, passaggi ai varchi, documenti fiscali, prenotazioni, comunicazioni, coach alimentare, timbrature — il Titolare è il centro e VALCHIRIA è Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR, vedi il DPA). L'informativa che ti riguarda è quella del tuo centro: rivolgiti a lui per esercitare i tuoi diritti. Se le richieste arrivano a noi, le inoltriamo al centro e lo assistiamo nella risposta.
VALCHIRIA SYSTEM DI LUCA RANUCCI — ditta individuale
Via Andrea Sacchi 64, 00048 Nettuno (RM)
Partita IVA: 17483721001 · Codice Fiscale: RNCLCU91E27A323Y
PEC (recapito di riferimento): luca.ranucci@pec.it
E-mail: luca.ranucci@eneasport.it · Tel. 3382064604
Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): non nominato, perché non ricorrono i presupposti dell'art. 37 GDPR (VALCHIRIA non è un'autorità pubblica e la sua attività principale non consiste in monitoraggio regolare e sistematico su larga scala né in trattamenti su larga scala di categorie particolari di dati). Per ogni questione privacy scrivi ai recapiti sopra.
| Finalità | Dati trattati | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Riscontro a richieste di informazioni, demo, prova (lead) | Nome, cognome, e-mail, telefono, nome del centro, messaggio | Misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6(1)(b)) | 24 mesi dall'ultimo contatto |
| Esecuzione del contratto e gestione degli account del personale del cliente | Dati identificativi e di contatto del referente e dello staff, e-mail di accesso, ruolo, dati di fatturazione del cliente | Contratto (art. 6(1)(b)) | Durata del contratto + 24 mesi |
| Prova dell'accettazione dei documenti contrattuali (Condizioni, DPA, informativa) | Identità e ruolo di chi accetta, data e ora del server, browser, versione e impronta dei documenti accettati | Obblighi di accountability (artt. 5(2) e 28 GDPR) e tutela in caso di contestazione (art. 6(1)(c) e (f)) | Durata del contratto + 10 anni |
| Fatturazione e adempimenti fiscali e contabili del canone | Ragione sociale, P.IVA/C.F., indirizzo, dati delle fatture | Obbligo legale (art. 6(1)(c)) | 10 anni |
| Pagamento del canone | Esiti e riferimenti dei pagamenti tramite Stripe (i dati della carta non transitano né sono conservati da VALCHIRIA) | Contratto e obbligo legale (art. 6(1)(b) e (c)) | 10 anni per i riferimenti contabili |
| Richieste di assistenza inviate dal gestionale | Centro, nome e ruolo di chi scrive, e-mail di accesso, oggetto e testo della richiesta, pagina di invio, ultimi errori tecnici del centro | Contratto (art. 6(1)(b)) | 24 mesi |
| Registro degli errori tecnici | Tipo e testo dell'errore, ripulito automaticamente da e-mail, numeri di telefono, codici fiscali, token e parametri degli indirizzi; punto del codice, pagina, codice del centro, versione | Interesse legittimo alla sicurezza e al funzionamento del servizio (art. 6(1)(f)) | 90 giorni dall'ultima occorrenza |
| Sicurezza del servizio e prevenzione degli abusi | Indirizzi IP, contatori tecnici dei tentativi, identificativi di sessione, verifiche anti-abuso (App Check) | Interesse legittimo (art. 6(1)(f)) | Contatori 24 ore; log dei fornitori secondo i loro termini |
| Comunicazioni di servizio ai clienti | E-mail e telefono del referente | Contratto (art. 6(1)(b)) | Durata del contratto |
| Comunicazioni promozionali a clienti e lead | E-mail, nome, telefono | Consenso (art. 6(1)(a)); per i clienti, interesse legittimo per servizi analoghi (art. 130 c. 4 Codice privacy), con diritto di opposizione | Fino a revoca o opposizione |
Il conferimento dei dati per le finalità contrattuali, fiscali e di sicurezza è necessario: senza di essi non è possibile fornire il servizio. Il conferimento per finalità promozionali è facoltativo.
Il trattamento avviene con strumenti informatici e con le misure tecniche e organizzative descritte nel documento Misure di sicurezza: cifratura in transito, isolamento dei dati di ciascun cliente, controllo degli accessi per ruolo, verifica di integrità delle richieste, backup con ripristino temporale, registri delle attività. Il database è ospitato in data center dell'Unione Europea (Google Cloud, configurazione multi-regione europea eur3).
I dati possono essere trattati da fornitori che agiscono come responsabili del trattamento per conto di VALCHIRIA, ciascuno per il proprio servizio: Google (database, autenticazione, archiviazione file, notifiche, verifiche anti-abuso), Netlify (hosting del sito e funzioni server), Stripe (pagamento del canone), TeamSystem/Fatture in Cloud (fatturazione del canone), Anthropic (funzioni di intelligenza artificiale, punto 8), Meta (WhatsApp, se comunichi con noi su WhatsApp), EmailJS (invio di e-mail). L'elenco completo, con sedi e garanzie, è nella pagina Sub-responsabili. I dati possono essere comunicati al consulente fiscale e alle autorità ove richiesto dalla legge. Non sono diffusi né venduti.
Per gli allarmi tecnici interni usiamo un canale di messaggistica (Telegram) su cui transitano identificativi tecnici (codice della richiesta, codice del centro, area, gravità) e messaggi di errore già ripuliti, non dati degli iscritti dei centri.
Alcuni fornitori trattano dati negli Stati Uniti: Netlify (hosting e funzioni), Stripe, Anthropic, EmailJS, Meta e, per l'assistenza tecnica, Google. I trasferimenti avvengono con le garanzie degli artt. 44-49 GDPR: adesione del fornitore all'EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione del 10/07/2023) dove applicabile e, in ogni caso, Clausole Contrattuali Tipo della Commissione UE. Copia delle garanzie è disponibile su richiesta ai recapiti del punto 1.
Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR puoi esercitare i diritti di:
Richieste a: PEC luca.ranucci@pec.it oppure luca.ranucci@eneasport.it. Rispondiamo entro 30 giorni, prorogabili nei casi previsti dall'art. 12(3) GDPR. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
VALCHIRIA non adotta, nei confronti degli interessati di questa informativa, decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo (art. 22 GDPR).
VALCHIRIA è fornitore, ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), dei sistemi di intelligenza artificiale integrati nel gestionale; i centri che li usano ne sono utilizzatori. I modelli sono forniti da Anthropic PBC e richiamati da funzioni server, senza uso dei dati per l'addestramento. Gli assistenti che dialogano con persone dichiarano di essere automatici e su richiesta passano la parola a un operatore; i contenuti generati sono registrati come tali. Il coach alimentare dell'app dei soci tratta dati sulla salute solo con il consenso esplicito del socio e, se il centro lo prevede, con l'approvazione di un professionista. Nessun sistema rientra tra quelli ad alto rischio. I varchi, i documenti fiscali e le regole di accesso non usano intelligenza artificiale. Dettagli nella pagina Intelligenza artificiale.
Per controllare la qualità del proprio codice VALCHIRIA usa inoltre, internamente, un agente di intelligenza artificiale che legge il codice sorgente e propone correzioni in bozza: non accede ai dati dei centri né ai dati personali trattati con il servizio.
Le pagine pubbliche che il gestionale pubblica per conto di un centro (iscrizione, prenotazione di prove, landing di campagne, informativa del centro) sono del centro, che è titolare dei dati raccolti e degli eventuali strumenti di marketing (es. Meta Pixel) attivati solo dopo il consenso del visitatore. Per gli strumenti usati sulle pagine di VALCHIRIA vedi la Cookie Policy.
La presente informativa può essere aggiornata; la versione vigente, con data e numero di versione, è pubblicata in questa pagina. Le modifiche rilevanti sono comunicate ai clienti all'interno del gestionale; dove una modifica richiede il consenso, lo chiediamo.