Principio di limitazione della conservazione, art. 5(1)(e) Reg. (UE) 2016/679 · Allegato all'Accordo sul trattamento dei dati · Versione 1.4 · 05/10/2026
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono raccolti e secondo i termini di legge. Trascorsi i termini, i dati sono cancellati o anonimizzati. Per i dati trattati per conto dei club (VALCHIRIA Responsabile) i tempi sono decisi dal club (Titolare): quelli indicati sotto sono i valori proposti dal Servizio, che il club può modificare nel gestionale (§ B-bis), salvo i tetti promessi agli interessati, che il club può solo accorciare.
| Categoria | Tempo di conservazione | Riferimento |
|---|---|---|
| Lead / richieste commerciali | 24 mesi dall'ultimo contatto | misure precontrattuali |
| Dati cliente/contratto (referente, account staff) | Durata del contratto + 24 mesi | gestione contrattuale |
| Prove di accettazione dei documenti contrattuali (gate) | Durata del contratto + 10 anni | prescrizione ordinaria, accountability |
| Documenti fiscali e contabili (fatture del canone) | 10 anni | art. 2220 c.c. / normativa fiscale |
| Dati di pagamento del canone (lato VALCHIRIA) | Solo riferimenti minimi, 10 anni; dettagli presso Stripe | — |
| Richieste di assistenza | 24 mesi dalla chiusura | contratto, storico dell'assistenza |
| Registro degli errori tecnici (ripulito da dati personali) | 90 giorni dall'ultima occorrenza | sicurezza del servizio |
| Contatori tecnici anti-abuso (tentativi per IP o per account) | 24 ore | sicurezza |
| Log tecnici dei fornitori (hosting, database) | secondo i termini del fornitore | sicurezza |
| Consensi marketing | Fino a revoca + prova del consenso per 5 anni dalla revoca | accountability |
| Audit log applicativo della piattaforma | Durata del contratto + 24 mesi | accountability |
| Categoria | Tempo di conservazione (proposto) | Note |
|---|---|---|
| Anagrafiche iscritti / abbonamenti | Durata del rapporto col club + termini stabiliti dal club | il club decide; export/cancellazione su richiesta |
| Pagamenti tracciati nel gestionale | Allineato agli obblighi contabili del club | anonimizzabili ma non cancellabili in caso di oblio se servono alla contabilità |
| Documenti fiscali (documenti commerciali, ricevute, fatture, note di credito) e numerazione | 10 anni | obbligo di legge (art. 2220 c.c., normativa IVA): esclusi dalle cancellazioni automatiche e dal diritto all'oblio (art. 17(3)(b) GDPR); su richiesta dell'interessato si applica solo la limitazione. Il link personale al documento scade dopo 24 mesi ed è revocabile |
| Certificati medici (salute, art. 9) | Validità del certificato + 12 mesi dalla scadenza (valore suggerito, da impostare) | prova dell'avvenuta verifica dell'idoneità; minimizzazione rafforzata |
| Comunicazioni (e-mail), disdette gestite, registro attività del club | Secondo necessità operativa del club (nessun valore proposto: 0 = conserva) | impostabili nel CRM |
| Lead delle landing/campagne — "persi" | Impostabile dal club (es. 90 giorni) | — |
| Prenotazioni di corsi e lezioni (anche dal desk, con scalo) | 24 mesi | prova delle lezioni prenotate e del credito scalato, contestazioni |
| Prenotazioni eventi | 12 mesi | — |
| Deroghe e approvazioni (sconti dal desk e loro esito) | 5 anni | prova delle condizioni economiche concordate, contestazioni |
| Conversazioni WhatsApp (inbox) | Configurabile dal club | i flag di opt-out (STOP) non vengono mai cancellati: costituiscono la lista di soppressione |
| Pagamenti online (esiti/riferimenti Stripe) | Allineato agli obblighi contabili del club (10 anni) | carta/IBAN e mandati SDD custoditi da Stripe |
| Movimenti di cassa / vendite distributore | Obblighi contabili del club | dati economici |
| Passaggi ai varchi (ingressi, uscite, QR, aperture manuali, accompagnamento dei figli) | 5 anni (scelta del club, modificabile) | prova degli ingressi e dei consumi di credito, ingressi e lezioni scalati, in caso di contestazione; sicurezza della struttura. Il passaggio è registrato con l'identificativo della persona, senza il nome in chiaro |
| Registro tecnico del box dei varchi (sull'apparato del club) | 2 giorni | codici solo in forma ridotta; cancellazione automatica oraria |
| Conversazioni con l'assistente AI dell'app socio | Impostabile dal club (es. 90 giorni) | l'assistente usa solo le ultime 6 ore di conversazione |
| Iscrizioni scuola nuoto | Impostabile dal club (suggerito 5 anni dalla creazione) | il termine fiscale vale solo se l'iscrizione è l'unica prova di un pagamento |
| Presenze e recuperi scuola nuoto | Impostabile dal club (suggerito 12 mesi dalla presenza) | — |
| Lezioni di prova scuola nuoto (dati di minori e del genitore) | 180 giorni dalla data della prova — tetto applicato sempre | il club può solo accorciarlo; il contatto (lead) creato nel CRM segue la regola dei lead |
| Coach alimentare (dati sulla salute, art. 9) | 24 mesi dall'ultimo aggiornamento — tetto applicato sempre, o prima se il socio revoca cancellando il piano | sulla scheda resta solo il consenso marcato "revocato" con la data |
| Appelli scuola nuoto | 24 mesi | — |
| Riepiloghi degli invii WhatsApp di massa | 24 mesi | conteggi, non i numeri dei destinatari |
| Richieste di sostituzione e sostituzioni prese | 24 mesi | — |
| Timbrature delle lezioni e del turno (anche dipendenti) | 5 anni | base dei compensi e delle presenze |
| Compensi extra degli istruttori (personal dichiarati) | 5 anni | come sopra |
| Scheda della persona che lavora nel club (anagrafica, foto, note, accesso al portale) | fino alla chiusura del rapporto ("Chiudi rapporto" in Persone) | alla chiusura si cancellano subito documenti caricati, codice fiscale, data di nascita, telefono, e-mail, note, foto e accessi; restano il nome e i registri con obbligo di conservazione. Esportabile in un file (artt. 15 e 20) |
| Documenti dei collaboratori (caricati dal portale o dalla scheda) | fino alla chiusura del rapporto | cancellati con "Chiudi rapporto" |
| Prese visione dell'informativa collaboratori | durata del rapporto + 10 anni | prova dell'informazione data (art. 4 c. 3 L. 300/1970, art. 5(2) GDPR); scritte solo dal server, non cancellate dal processo automatico |
| Registro di autocontrollo piscina (con firme e allegati) | Almeno 2 anni (Accordo Stato-Regioni 16/01/2003) | escluso dalle cancellazioni automatiche: documentazione sanitaria da esibire all'ASL; cancellazione solo manuale e decisa dal club |
Ogni club può impostare nel CRM (Impostazioni → Conservazione dati) i giorni di conservazione per categoria. Modalità Simulazione (conteggio senza cancellare) o Attiva: in modalità attiva un processo notturno cancella i dati oltre soglia e registra l'esito nel log del club (retentionLog).
I dati cancellati dal sistema in esercizio persistono nei backup fino alla loro naturale sovrascrittura secondo i cicli sopra; non vengono ulteriormente trattati e sono rimossi allo scadere del ciclo.
Alla cessazione: export dei dati su richiesta entro 15 giorni (JSON, CSV, XML, PDF; documenti fiscali in XML FatturaPA e PDF), disponibile per almeno 30 giorni dalla cessazione; cancellazione dei dati in esercizio entro 30 giorni dalla fine di tale periodo; rimozione dai backup secondo i cicli in § C. Salvi gli obblighi di conservazione di legge, che restano a carico del club per i propri documenti. Vedi art. 9 del DPA (doc. 04) e artt. 13 e 13-bis delle CGS (doc. 03).
La policy è rivista periodicamente. I tempi specifici per i dati dei club possono essere adeguati su istruzione documentata del Titolare.
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