Contratto di abbonamento Software-as-a-Service (B2B) · Versione 1.2 · in vigore dal 05/10/2026
Fornitore: VALCHIRIA SYSTEM DI LUCA RANUCCI, P.IVA 17483721001, sede Via Andrea Sacchi 64, Nettuno (RM) ("VALCHIRIA"). Cliente: l'impresa/professionista o l'ente sportivo (palestra, piscina, centro sportivo/wellness, associazione o società sportiva) che sottoscrive l'abbonamento. Servizio: la piattaforma SaaS "VALCHIRIA System" accessibile via web su valchiriasystem.it, comprensiva dei moduli attivati e del software che il Fornitore mette a disposizione per gli Apparati del Cliente. Utenti: referenti e staff del Cliente autorizzati ad accedere. Dati del Cliente: i dati (inclusi dati personali degli iscritti, del personale e dei collaboratori del Cliente) immessi/trattati nel Servizio. DPA: l'Accordo sul trattamento dei dati, parte integrante del contratto. Apparati del Cliente: i dispositivi e le reti di proprietà o nella disponibilità del Cliente usati con il Servizio, quali tornelli e lettori, la macchina fisica o virtuale su cui gira il software di controllo dei varchi ("box"), il PC su cui gira il ponte verso il registratore telematico ("ponte RT"), il registratore telematico, la rete e la connessione Internet della sede.
2.1 Le presenti CGS regolano la fornitura del Servizio in abbonamento.
2.2 Il contratto si conclude con l'accettazione delle CGS e l'attivazione dell'account, ovvero con il primo pagamento del canone.
2.3 Costituiscono parte integrante: il DPA, l'elenco dei sub-responsabili, le Misure di sicurezza, la Politica di conservazione dei dati e lo SLA.
3.1 Il Servizio è offerto a livelli/moduli (es. Step 1/2/3, add-on Assistente AI, Landing & Social, ecc.) come da listino pubblicato su valchiriasystem.it (sezione Prezzi), articolato per fascia di soci attivi del Cliente.
3.2 Il Fornitore eroga il Servizio in modalità multi-tenant: ogni Cliente opera su un proprio spazio logicamente isolato.
3.3 Il Fornitore può rilasciare aggiornamenti e nuove funzionalità, anche in modo graduale per singolo Cliente (feature flag), senza ridurre le funzionalità essenziali acquistate.
3.4 I modelli di documenti messi a disposizione nel Servizio (informativa agli iscritti, contratto e regolamento per gli iscritti, informativa ai collaboratori, DPIA) sono una base di partenza: il Cliente li adatta alla propria realtà e ne resta responsabile (art. 6.5).
4.1 L'abbonamento ha durata mensile e si rinnova automaticamente di mese in mese salvo disdetta.
4.2 Il Cliente può recedere in qualsiasi momento con effetto dalla fine del periodo mensile in corso, dandone comunicazione esclusivamente via PEC a luca.ranucci@pec.it; il canone del periodo in corso non è rimborsabile salvo diversa previsione di legge.
4.3 Il Fornitore può recedere con preavviso di 30 giorni.
4.4 In caso di periodo di prova ("trial"), se previsto, le condizioni (durata, moduli inclusi, passaggio a pagamento) sono indicate all'attivazione. Se alla fine della prova il Cliente non attiva l'abbonamento a pagamento, l'account è sospeso e ai Dati del Cliente si applica l'art. 13.
5.1 I corrispettivi sono quelli del listino vigente/offerta accettata, oltre IVA di legge.
5.2 Il pagamento del canone avviene tramite Stripe (carta/strumenti supportati); i dati di pagamento sono trattati da Stripe e non sono conservati dal Fornitore.
5.3 La fatturazione del canone è gestita tramite Fatture in Cloud; la fattura elettronica è emessa secondo la normativa vigente.
5.4 Il Fornitore può aggiornare i prezzi dandone comunicazione con almeno 30 giorni di preavviso; l'aggiornamento si applica dal rinnovo successivo. Il mancato recesso vale come accettazione.
5-bis.1 Se attivato, il modulo consente al Cliente di incassare online dai propri iscritti (pagamenti singoli e abbonamenti ricorrenti con carta o addebito SEPA/SDD) tramite un account Stripe intestato al Cliente (Stripe Connect Standard).
5-bis.2 Il rapporto per l'incasso è diretto tra Cliente e Stripe: il Cliente accetta i termini Stripe, completa le verifiche richieste (KYC) e riceve i payout sul proprio IBAN. I mandati SDD sono raccolti e custoditi da Stripe.
5-bis.3 VALCHIRIA non è un istituto di pagamento, non detiene fondi del Cliente né degli iscritti e applica una commissione di piattaforma dell'1,5% sugli importi incassati tramite il modulo, addebitata automaticamente sulla transazione (application fee).
5-bis.4 Storni, contestazioni (chargeback) ed eventuali commissioni Stripe restano a carico del Cliente secondo i termini Stripe. I rinnovi ricorrenti sono eseguiti automaticamente alle scadenze configurate dal Cliente nel catalogo.
5-ter.1 Se attivato, il Servizio consente di comunicare con gli iscritti su WhatsApp tramite la WhatsApp Business Platform di Meta.
5-ter.2 Il Cliente prende atto che: (a) i messaggi fuori dalla finestra di 24 ore richiedono template preventivamente approvati da Meta; (b) gli invii massivi sono consentiti solo verso iscritti senza opt-out (STOP), gestito automaticamente dal Servizio; (c) i costi di conversazione Meta e le regole della piattaforma possono variare e sono recepiti nel listino; (d) il Cliente resta responsabile della liceità delle comunicazioni (art. 6).
5-ter.3 Le conversazioni sono conservate nel Servizio per l'operatività dell'inbox del Cliente, con tempi di conservazione configurabili dal Cliente (Politica di conservazione).
5-quater.1 Se attivato, il modulo consente al Cliente di emettere a proprio nome i documenti fiscali relativi agli incassi dai propri iscritti (documento commerciale tramite il registratore telematico del Cliente, ricevuta, fattura), con numerazione progressiva gestita dal Servizio, note di credito per gli storni, esportazione in XML FatturaPA e PDF, messa a disposizione agli iscritti (e-mail, WhatsApp, app, pagina personale raggiungibile con link firmato) e ai sistemi indicati dal Cliente (chiave API, webhook).
5-quater.2 Il Fornitore non trasmette i documenti al Sistema di Interscambio (SdI), non è intermediario abilitato alla trasmissione e non è conservatore dei documenti informatici ai sensi della normativa sulla conservazione a norma. La trasmissione allo SdI, la conservazione a norma e la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi restano a carico del Cliente, che vi provvede con il proprio registratore telematico, il proprio software o intermediario di fatturazione e i propri consulenti.
5-quater.3 La scelta delle aliquote e nature IVA, del regime fiscale applicabile (compresi i regimi propri di associazioni e società sportive dilettantistiche), del tipo di documento da emettere e la correttezza dei dati anagrafici e fiscali del Cliente e degli iscritti sono responsabilità del Cliente e dei suoi consulenti; il Servizio applica le impostazioni configurate dal Cliente.
5-quater.4 Il registratore telematico e il PC su cui gira il ponte RT sono Apparati del Cliente: installazione, funzionamento, sicurezza fisica e di rete, manutenzione e adempimenti verso l'Agenzia delle Entrate (attivazione, verificazioni periodiche) restano a carico del Cliente.
5-quater.5 Il Servizio emette il documento solo a pagamento acquisito e sull'importo effettivamente incassato; le rate non ancora pagate non generano documenti.
5-quinquies.1 Se attivato, il Servizio decide l'apertura dei varchi del Cliente in base alle regole configurate dal Cliente (abbonamento attivo, certificato medico valido, credito o pacchetto, prenotazioni, fasce orarie) e ai dati inseriti dal Cliente e dai suoi operatori.
5-quinquies.2 Il software di controllo dei varchi gira su un Apparato del Cliente (box) collegato ai tornelli. Senza connessione tra il box e il Servizio, i varchi non si aprono ai QR emessi dal Servizio: il Cliente predispone e applica una procedura alternativa di ingresso (ad esempio l'apertura manuale dalla reception) e ne informa il proprio personale.
5-quinquies.3 Il Fornitore non risponde degli ingressi consentiti o negati per effetto delle regole o dei dati del Cliente, né di quelli dovuti a guasti, configurazione o assenza di rete degli Apparati del Cliente.
5-quinquies.4 Il Servizio non tratta dati biometrici: l'identificazione ai varchi avviene con codici QR personali monouso emessi dal Servizio o con i codici di altri sistemi del Cliente, che il box inoltra al fornitore indicato dal Cliente.
6.1 Il Cliente è Titolare del trattamento dei dati dei propri iscritti, del proprio personale e dei propri collaboratori e garantisce di averne diritto e di aver fornito loro idonea informativa e, ove necessario, raccolto il consenso.
6.2 Il Cliente custodisce le credenziali, gestisce i ruoli del proprio staff e risponde dell'uso fatto dagli Utenti.
6.3 Il Cliente non deve: caricare contenuti illeciti, violare diritti di terzi, tentare di accedere a dati di altri Clienti, effettuare reverse engineering, sovraccaricare o compromettere il Servizio.
6.4 Il Cliente è responsabile della liceità dei dati immessi e delle comunicazioni inviate ai propri iscritti tramite il Servizio (es. WhatsApp/e-mail), comprese quelle promozionali, per le quali deve disporre di un'idonea base giuridica.
6.5 Il Cliente è il solo responsabile delle condizioni di vendita applicate ai propri iscritti (contratto, regolamento, prezzi, rinnovi, recesso, sospensioni) e della loro conformità al Codice del consumo, anche quando le predispone partendo dai modelli messi a disposizione dal Fornitore. Se usa la funzione che rende gli sconti applicati dal desk soggetti ad approvazione interna, il Cliente informa l'iscritto, al momento dell'acquisto, del carattere provvisorio dello sconto e delle conseguenze della mancata approvazione.
7.1 Il Servizio, il software (compreso quello per gli Apparati del Cliente), il marchio "VALCHIRIA" e ogni componente restano di titolarità del Fornitore. Al Cliente è concessa una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile, limitata alla durata del contratto.
7.2 I Dati del Cliente restano di titolarità del Cliente.
Il trattamento dei dati personali degli iscritti e del personale del Cliente è disciplinato dal DPA ex art. 28 GDPR, che le Parti sottoscrivono unitamente alle presenti CGS. Per i dati del referente/Cliente vale l'Informativa privacy.
9.1 I livelli di disponibilità, i tempi di supporto e le finestre di manutenzione sono descritti nello SLA.
9.2 Il Fornitore può sospendere temporaneamente il Servizio per manutenzione programmata, dandone preavviso ove possibile.
9.3 Gli impegni dello SLA non si applicano ai malfunzionamenti degli Apparati del Cliente né alle loro conseguenze sul Servizio. Il Fornitore presta comunque assistenza ragionevole, anche da remoto, per l'installazione e l'aggiornamento del software che fornisce per tali apparati.
Il Fornitore può sospendere il Servizio in caso di: (a) mancato pagamento dopo sollecito; (b) violazione delle CGS; (c) rischio per la sicurezza/integrità del sistema o di altri Clienti; (d) ordine dell'autorità. Ove possibile è dato preavviso.
11.1 Il Fornitore eroga il Servizio secondo diligenza professionale ma non garantisce l'assenza assoluta di interruzioni o errori.
11.2 Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata ai corrispettivi pagati dal Cliente negli ultimi 12 mesi.
11.3 È escluso il risarcimento di danni indiretti, perdita di profitto, perdita di dati non imputabile a colpa del Fornitore.
11.4 Le limitazioni non si applicano nei casi di dolo o colpa grave o ove inderogabili per legge.
Il Cliente tiene indenne il Fornitore da pretese di terzi (inclusi i propri iscritti, il proprio personale e l'amministrazione finanziaria) derivanti dalla violazione, da parte del Cliente, degli obblighi di cui agli artt. 5-quater, 5-quinquies e 6 (in particolare in materia di liceità dei dati, informativa agli interessati, condizioni di vendita e adempimenti fiscali).
13.1 Alla cessazione del contratto si applicano le previsioni del DPA (art. 9) e della Politica di conservazione: l'esportazione dei Dati del Cliente è resa disponibile su richiesta entro 15 giorni dalla cessazione; la cancellazione dai sistemi in esercizio avviene entro 30 giorni, salvo il periodo di disponibilità dell'art. 13-bis.2 e salvo i backup, sovrascritti secondo i cicli indicati nella Politica di conservazione.
13.2 I documenti fiscali emessi con il modulo dell'art. 5-quater sono restituiti in XML FatturaPA e PDF; il Cliente ne cura la conservazione a norma.
13-bis.1 Ai sensi del Reg. (UE) 2023/2854 (Data Act), il Cliente può chiedere in qualsiasi momento, con un preavviso massimo di 2 mesi, di passare a un altro fornitore o a un'infrastruttura propria, anche contestualmente al recesso dell'art. 4.
13-bis.2 Il Fornitore mette a disposizione i Dati del Cliente esportabili in formati strutturati, di uso comune e leggibili da dispositivo automatico (JSON, CSV, XML, PDF) e li mantiene disponibili per lo scaricamento per almeno 30 giorni dalla cessazione; la cancellazione dell'art. 13.1 avviene dopo tale periodo.
13-bis.3 Il Fornitore presta assistenza ragionevole al passaggio, comprese le informazioni sulla struttura dei dati esportati. Il passaggio non comporta costi ulteriori rispetto al canone dovuto fino alla cessazione, salvo attività su misura richieste dal Cliente e preventivamente concordate.
Il Fornitore può modificare le CGS dandone comunicazione con preavviso di 30 giorni; le modifiche si applicano dal rinnovo successivo. Il recesso è la facoltà del Cliente che non le accetti.
15.1 Il contratto è regolato dalla legge italiana.
15.2 Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Velletri.
Eventuale tolleranza non costituisce rinuncia. L'invalidità di una clausola non travolge le altre. Comunicazioni a: luca.ranucci@eneasport.it / luca.ranucci@pec.it.
Ai sensi degli artt. 1341-1342 c.c., il Cliente approva specificamente: art. 4 (durata, rinnovo, recesso), art. 5 (prezzi e loro aggiornamento), art. 5-bis (pagamenti online: commissione di piattaforma, oneri di storni e chargeback), art. 5-quater (documenti fiscali: esclusione di trasmissione allo SdI e di conservazione a norma, responsabilità del Cliente su aliquote, regimi e dati fiscali), art. 5-quinquies (varchi: esclusione di responsabilità per ingressi consentiti o negati e per assenza di connessione), art. 6.5 (responsabilità sulle condizioni di vendita), art. 9.3 (esclusione degli apparati del Cliente dallo SLA), art. 10 (sospensione), art. 11 (limitazione di responsabilità), art. 12 (manleva), art. 14 (modifiche unilaterali), art. 15 (foro esclusivo).
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