Guida a VALCHIRIA System
Tutto quello che ti serve per configurare, usare e padroneggiare ogni modulo del sistema. Dalla prima apertura alla gestione avanzata del team.
Primo Accesso
Dalla ricezione delle credenziali alla palestra operativa in meno di 15 minuti.
Ricevi le credenziali
Dopo l'attivazione, ricevi via email o WhatsApp l'URL del tuo hub (valchiriasystem.it/hub.html?tenant=tuo-id), l'email di accesso e la password temporanea.
Primo login e cambio password
Accedi da valchiriasystem.it/login.html. Al primo accesso ti viene chiesto di impostare una nuova password. Usa "Password dimenticata" in qualsiasi momento per un reset via email.
Configura la palestra
Dalla schermata Hub, clicca l'icona in alto a destra per accedere alle Impostazioni. Inserisci il nome della palestra, il listino prezzi e le attività offerte.
Aggiungi il tuo staff
Da Hub → Gestione Staff (visibile ai ruoli Supremo e Direzionale), invita i collaboratori inserendo la loro email. Assegna il ruolo: Segreteria, Direzionale o Manutentore. Riceveranno le credenziali via email.
Installa le app (opzionale)
Boss, Desk e Manutentore sono installabili come PWA direttamente dal browser. Su Chrome/Safari apri l'app e seleziona "Aggiungi alla schermata Home" dal menu del browser. Si comportano come app native, senza App Store.
Struttura del Sistema
VALCHIRIA è composto da più app specializzate per ruolo. Ogni app è accessibile da Hub in base al ruolo assegnato.
CRM
Pipeline lead, preventivi, firma digitale, anagrafica iscritti, automazioni.
App Boss
Dashboard analitica per il titolare. KPI, revenue, alert iscritti.
App Desk
Reception: accoglienza clienti, deroghe prezzi, segnalazioni manutenzione.
App Manutentore
Visualizza e gestisce i ticket di manutenzione assegnati.
Personale HR
Anagrafica collaboratori, documenti con scadenze, alert automatici.
Portale Clienti
Pagina pubblica brandizzata per la palestra. I lead richiedono info e firmano online.
CRM & Pipeline Kanban
Il cuore di VALCHIRIA. Gestisci ogni lead dal primo contatto all'iscrizione con una pipeline visuale a 5 colonne.
Scheda Cliente
Clicca sul nome di qualsiasi card per aprire la scheda cliente: aggrega tutti i preventivi della stessa persona (match per telefono), mostra revenue totale, numero preventivi, prima visita e cronologia completa delle azioni.
Anagrafica Iscritti Beta
Vista dedicata a tutti i clienti con status Iscritto o Accettato Web. Base di partenza per la gestione abbonamenti.
Cerca e filtra
Usa la barra di ricerca per trovare un iscritto per nome, telefono o email. Il filtro accanto permette di separare gli iscritti desk dagli accettati online.
Aggiungi un cliente direttamente
Usa il pulsante + in basso a destra → Nuovo Cliente. Inserisci nome, cognome, telefono (ed email opzionale). Il cliente appare immediatamente nell'Anagrafica con il suo codice univoco VLK-XXXXXX generato automaticamente.
Apri la scheda completa
Clicca su qualsiasi card per aprire la scheda cliente con storico preventivi, revenue, cronologia azioni, abbonamenti attivi e dati anagrafici completi.
Abbonamenti & Rate Beta
Vendi abbonamenti, gestisci rinnovi automatici, acconti e rate direttamente dalla scheda cliente. Modulo in beta — vedi avviso nella sezione Anagrafica.
Vendi un abbonamento
Apri la scheda cliente → pulsante Nuovo Abbonamento. Scegli dal menu: abbonamento personalizzabile, listino con pass aggiuntivi, pacchetto lezioni o ricarica credito. L'importo si calcola in automatico.
Acconto e rateizzazione
Se il cliente paga in anticipo una parte, inserisci l'acconto nell'apposito campo: la prima rata viene segnata come pagata, le successive partono dal mese successivo. Puoi anche scegliere il numero di rate (2, 3, 6 o 12 mensili) senza acconto.
Segna una rata pagata
Nella card abbonamento → sezione Rate → pulsante Paga accanto alla rata aperta. Lo stato diventa verde con la data di pagamento.
Rinnovo automatico (ricorrenti)
Gli abbonamenti con rinnovo automatico si rinnovano da soli 24h prima della scadenza: il vecchio ciclo si chiude e il nuovo parte esattamente dalla data di fine. Nessuna azione richiesta.
AI Assistant Vendite
Chat intelligente integrata nel CRM: gestisce vendite, preventivi e operazioni con linguaggio naturale.
Come aprire la chat
Clicca il pulsante 🤖 (robot dorato) nell'header del CRM. Si apre un pannello in basso a destra. Scrivi in italiano, come parleresti a un collega.
Cosa puoi chiedere
L'AI conosce il tuo catalogo e i tuoi clienti. Esempi: "Fai un preventivo mensile sala per Mario Rossi 3337890123", "Vendi abbonamento ricorrente a Daniele", "Segna come pagata la rata di Gianpaolo", "Disdici il rinnovo di Carolina".
Conferma prima di eseguire
L'AI mostra sempre un riepilogo dell'operazione prima di salvarla. Clicca Sì, esegui per confermare o Annulla per correggere. Nessuna azione viene eseguita senza la tua approvazione.
AI Direzione — Report & Formule
L'assistente per il titolare, nell'Hub: tira fuori report completi esportabili e crea nuove formule di abbonamento parlando in italiano. Riservato a Supremo/Direzione.
Dove si trova
Nell'Hub, card Assistente AI Direzione (visibile solo a Supremo/gestore). All'apertura carica i dati della palestra e ti saluta indicando quanti preventivi, abbonamenti e clienti sono stati letti.
Chiedi un report
Scrivi (o usa i suggerimenti rapidi): "Fatturato di questo mese diviso per consulente", "Abbonamenti in scadenza nei prossimi 30 giorni", "Clienti morosi", "Incassi per metodo di pagamento di quest'anno". L'AI capisce periodo e raggruppamento e prepara la tabella.
Esporta in Excel o PDF
Ogni report mostra due pulsanti: Excel (.xlsx) e PDF. Il file scaricato contiene tutte le righe, pronto per commercialista, soci o archivio.
Crea una nuova formula
Es. "Crea una formula mensile sala pesi a 49€ con rinnovo automatico". L'AI propone la formula usando solo le attività del tuo catalogo; confermi e diventa subito disponibile nel CRM tra gli abbonamenti personalizzabili.
Preventivi & Firma Digitale
Genera preventivi PDF in pochi secondi. Il cliente li firma dal telefono senza installare nulla.
Genera la proposta
Nel tab CRM Pipeline → Genera Proposta. Compila i dati del cliente, seleziona il tipo (abbonamento annuale, mensile o ricarica), scegli le attività dal listino configurato. Il totale si calcola in automatico.
Invia il link al cliente
Dopo il salvataggio ottieni un link pubblico univoco. Invialo via WhatsApp o email. Il cliente apre il preventivo dal browser — nessuna app da scaricare.
Il cliente firma
Il cliente apre il link, legge il preventivo e firma con il dito o il mouse. La firma arriva immediatamente nel CRM: lo status diventa Accettato Web e parte la notifica confetti. 🎉
App Boss — Dashboard Titolare
Panoramica in tempo reale sull'andamento della palestra. Accesso riservato ai ruoli Supremo e Direzionale.
App Desk — Reception
L'app usata alla reception per accogliere i clienti, gestire eccezioni e comunicare con la direzione.
App Manutentore
Interfaccia semplificata per il personale tecnico. Riceve i ticket in tempo reale e aggiorna lo stato degli interventi.
Modulo Personale HR
Gestione completa dei collaboratori: documenti, scadenze certificati e alert automatici via WhatsApp.
Aggiungi un collaboratore
Da Hub → App Personale → pulsante Nuovo Collaboratore. Compila i dati anagrafici. Puoi aggiungere campi custom dalle impostazioni del modulo.
Carica i documenti
Per ogni collaboratore sono disponibili 6 documenti standard (certificato medico, corso 81/08, formazione, certificato sportivo, BLSD, tesserino tecnico). Carica il file PDF/JPG e inserisci la data di scadenza.
Scadenze automatiche
A 15 e a 5 giorni dalla scadenza di ogni documento, VALCHIRIA crea automaticamente un evento in agenda con alert rosso. Se Spoki è configurato, invia anche un messaggio WhatsApp.
Portale Clienti Web
Una pagina pubblica brandizzata con il nome della tua palestra. I potenziali clienti possono richiedere informazioni e firmare preventivi online.
valchiriasystem.it/portale-lead.html?tenant=tuo-id. Condividilo su WhatsApp, Instagram o inseriscilo nel sito della palestra.Automazioni WhatsApp (Spoki)
Messaggi automatici via Spoki — piattaforma certificata Meta. La licenza Spoki è a carico del cliente (~€29/mese su spoki.it).
Configura Spoki
Nel CRM → Impostazioni → sezione Spoki. Inserisci il Webhook URL e il Secret che trovi nel pannello Spoki. Configura anche il numero di telefono WhatsApp Business della palestra.
Crea le regole di automazione
Da Impostazioni → Automazioni CRM. Ogni regola ha un trigger (es. cambio status a "In Trattativa") e un'azione (invia messaggio, crea nota). Il messaggio supporta le variabili [nome], [link].
Trigger disponibili
Cambio status lead, preventivo salvato, iscrizione confermata, lead senza attività da X giorni (follow-up automatico), scadenza documento collaboratore.
Recupero Lead Perso (automatico)
Allo scadere di un preventivo, il lead non confermato passa automaticamente a "Perso" e riceve un messaggio di recupero (WhatsApp + email) per provare a riattivarlo.
Attiva e imposta i giorni
CRM → Impostazioni → Recupero Lead Perso: attiva l'interruttore e indica dopo quanti giorni dalla creazione il preventivo scade (default 14). Trascorso il termine, i preventivi ancora in Nuovo o Trattativa diventano Perso in automatico.
Collega WhatsApp + email di recupero
Sempre in quella sezione inserisci il Webhook + Secret Spoki dedicati e il Template EmailJS di recupero. Modelli pronti (copy WhatsApp, grafica e HTML email) nella cartella docs/. Il link nel messaggio riporta il cliente alla sua proposta, dove può accettarla e firmarla → recupero completato.
Prova senza rischi
Il pulsante "Invia messaggio di prova" manda WhatsApp + email al tuo contatto di test, senza toccare nessun lead reale. Utile per verificare template e consegna prima di attivare l'automazione sui clienti veri.
Chat WhatsApp Nativa (Spoki)
Le conversazioni WhatsApp dei tuoi lead in diretta dentro VALCHIRIA — niente più salti tra app. Integrazione nativa con Spoki tramite embed sicuro.
L'icona WhatsApp
Nell'hub (in basso) e nel CRM (accanto all'icona AI) trovi l'icona WhatsApp verde. Si illumina con un pallino rosso ai messaggi non letti e fa un flash a ogni nuovo messaggio in arrivo.
Apri e rispondi
Cliccala: si apre il pannello con la lista chat e le conversazioni in tempo reale. Rispondi direttamente, senza aprire WhatsApp o altre app.
Tutto collegato ai lead
I contatti delle campagne social e dei preventivi diventano conversazioni gestibili da un unico posto: nessun lead resta senza risposta.
Landing Lead per i Social
Pagine di acquisizione su misura per le tue campagne social (preiscrizioni corsi, promo, eventi): il contatto si iscrive dal telefono ed entra subito nel CRM.
La landing
Una pagina dedicata e graficamente curata, con modulo di preiscrizione (nome, contatti, dati utili), contatore posti reale e senso di urgenza. La condividi nelle tue campagne social / ADV.
Il lead entra nel CRM
Ogni preiscrizione crea automaticamente il contatto nella pipeline (badge "Accettato Social") e, se configurato, fa partire il WhatsApp automatico di conferma.
Cruscotto Campagne
Dall'hub → Campagne Social vedi tutte le landing, quanti nominativi sono arrivati e quanti si sono iscritti, attivi/disattivi la pagina e configuri il WhatsApp Spoki per ogni campagna.
Disdette in App
La disdetta abbonamento digitale che nessun altro gestionale offre: il cliente disdice da una landing, tu confermi dal portale e parte la conferma automatica. Integrabile anche accanto al gestionale che usi già.
La landing di disdetta
Inserisci il link della pagina disdetta.html nell'app/comunicazioni ai clienti. Il cliente compila nome, cognome, data di nascita, email, telefono e sceglie il motivo (non frequento, prezzo, affollamento, pulizia, orari…), accettando l'eventuale aumento di prezzo al ritorno.
Portale Gestione Disdette
Dall'hub → Gestione Disdette. Le nuove richieste arrivano con un pallino rosso lampeggiante e riportano data, ora, minuti e secondi dell'invio. Cerchi e gestisci tutto da qui.
Conferma o rifiuta
Conferma con un click: parte la conferma automatica al cliente su WhatsApp ed email. Oppure rifiuta indicando una nota interna. Il profilo Supremo può anche eliminare definitivamente una richiesta.
Report motivazioni
Chiedi all'Assistente AI Direzione "report disdette di questo mese": ottieni ripartizione per motivo, conteggi, percentuali e periodo — per capire perché perdi clienti.
Email dentro VALCHIRIA
Le email in arrivo al tuo indirizzo compaiono nel gestionale in tempo reale: le leggi e rispondi senza cambiare app, accanto alla chat WhatsApp.
Dove la trovi
Dall'hub → Email, oppure dal tasto Email (busta azzurra) nel CRM, accanto a WhatsApp. Un pallino rosso segnala le email non lette, sia nell'hub sia nel CRM.
Leggi e rispondi
Apri l'email per vederne testo e versione HTML; scrivi nel box e premi Rispondi: la risposta parte al cliente. Aprendola si segna automaticamente come letta.
Come arrivano
La tua casella inoltra le email a un "ponte" che le consegna a VALCHIRIA in tempo reale. Vedi le email da quando attivi l'inoltro in poi. Funziona accanto a qualsiasi gestionale.
Impostazioni & Listini
Configura prezzi, attività e comportamento del sistema senza toccare il codice.
Richiesta di Assistenza
Hai un problema o una richiesta? Apri un ticket direttamente dal sistema: il team VALCHIRIA lo riceve subito.
Apri il ticket
Da Hub → sezione Sistema → Assistenza: scrivi un oggetto e una descrizione del problema, poi invia. Il ticket viene registrato con la tua palestra, l'utente e il ruolo.
Notifica immediata al supporto
Ad ogni nuovo ticket il team VALCHIRIA riceve una email (e un WhatsApp) di avviso, così può intervenire al più presto. Riceverai risposta sui contatti della tua palestra.
Comunicazioni & Avvisi
Avvisi che appaiono come popup all'apertura dell'Hub. Inviati dal fornitore della piattaforma; spariscono dopo la conferma di lettura.
Ricezione (lato palestra)
Quando c'è una comunicazione attiva e non ancora letta, all'apertura dell'Hub compare un popup con titolo e messaggio. Se ce ne sono più di una, vengono mostrate in sequenza.
Conferma di lettura
Premi "Ho letto e confermo": la comunicazione viene segnata come letta e non ricompare più per quell'utente. La conferma è tracciata (chi, centro, data/ora).
Invio (riservato al fornitore)
Dal pannello admin il fornitore può inviare un avviso a un singolo centro o a tutti i centri attivi, e vedere l'elenco completo delle conferme di lettura. Può anche disattivare o eliminare una comunicazione.
FAQ Operative
Le domande più frequenti durante l'uso quotidiano.
Il CRM non carica o mostra dati vecchi
Verifica la connessione internet. VALCHIRIA usa Firebase in tempo reale — senza connessione attiva i dati non si aggiornano. Se il problema persiste, svuota la cache del browser (F12 → Application → Storage → Clear).
L'app PWA mostra la pagina bianca senza stile
È causato da un Service Worker con cache corrotta. Apri F12 → Application → Service Workers → Unregister, poi svuota la cache e ricarica. Questo reset è definitivo e corregge il problema.
Il cliente non riesce a firmare il preventivo
Controlla che il link del preventivo sia completo e non troncato. Il portale di firma richiede JavaScript abilitato. Se il cliente usa un browser molto vecchio, suggerisci Chrome o Safari aggiornato.
Le automazioni WhatsApp non partono
Verifica che il Webhook URL e il Secret in Impostazioni → Spoki siano corretti e che il numero di telefono sia nel formato internazionale senza spazi (es. 393331234567). Controlla anche i log nella console di Spoki.
Ho bisogno di aggiungere un nuovo membro staff ma non ho accesso a Hub
Solo i ruoli Supremo e Direzionale possono aggiungere staff. Se sei bloccato, contatta il supporto VALCHIRIA via WhatsApp — possiamo aggiungere l'utente direttamente da admin.
Posso usare VALCHIRIA su più palestre?
Sì. Ogni palestra è un tenant separato con i propri dati, staff e impostazioni. Contatta il supporto per attivare un nuovo tenant. L'amministrazione centralizzata è disponibile per i rivenditori.
Come recupero la password di un collaboratore?
Da Hub → Gestione Staff, clicca l'icona chiave accanto al collaboratore. Inserisci la sua email e parte il reset automatico via Firebase. Riceverà il link nella casella email entro pochi minuti.
I dati dei clienti persi vengono eliminati?
Sì. In conformità al GDPR, i preventivi con status "Perso" vengono eliminati automaticamente dopo 90 giorni tramite la TTL Policy di Firestore. I dati degli iscritti attivi non vengono mai eliminati automaticamente.
Come carico il certificato medico di un cliente?
Apri la scheda cliente → Dati Anagrafici → Modifica. Nella sezione Documenti Sportivi trovi il campo File Certificato. Seleziona il PDF o l'immagine (JPG/PNG) e clicca Salva. Il file viene caricato in cloud e un link di download appare direttamente nella scheda. Imposta anche la data di scadenza per ricevere l'avviso automatico di rinnovo.
A cosa serve il codice VLK-XXXXXX del cliente?
È il codice cliente univoco generato automaticamente alla creazione dell'anagrafica. Serve per identificare il cliente senza ambiguità (es. su tessere, documenti interni o quando si contatta il supporto). I clienti già inseriti ricevono il codice la prima volta che apri la loro scheda.
L'AI Assistant usa i prezzi sbagliati o inventa abbonamenti
L'AI usa esclusivamente il catalogo configurato nelle Impostazioni. Se propone un prodotto che non esiste o un prezzo errato, verifica che l'abbonamento o listino corrispondente sia stato creato in Impostazioni → Abbonamenti personalizzabili o Listini. Dopo ogni modifica al catalogo la chat si aggiorna automaticamente alla prossima conversazione.
Hai bisogno di aiuto?
Il supporto è disponibile via WhatsApp. Risposta tipica entro poche ore.